Lichttechnik / Tontechnik / FOH / Monitoring 37. Bergstadtfest Freiberg

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Stadtverwaltung Freiberg; Bereich/Abteilung: Amt Kultur-Stadt-Marketing; Straße, Hausnummer: Schlossplatz 6; Postleitzahl: 09599; Ort: Freiberg; Land: Deutschland; E-Mail: Kultur@freiberg.de; Telefonnummer: +49 3731273651; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.
b) Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de
d) Art und Umfang der Leistung: Die Stadtverwaltung Freiberg ist Veranstalter des 37. Bergstadtfestes 2024, welches vom
13. – 16.06.2024 in Freiberg stattfinden wird.

Dazu schreiben wir folgende Leistungen aus:
Lichttechnik / Tontechnik / FOH / Monitoring Bühne Obermarkt

Die Tontechnik und Lichttechnik entnehmen Sie bitte den Anhängen. Die nötigen Traversen inkl. Motoren sind mit einzuplanen. Änderungen sind nach Zusendung der Technikrider möglich.

Bei Tontechnik und Beschallung sind nur amtliche Anlage zugelassen, die den Anforderungen der Hauptacts entsprechen. Auf dem Platz ist zu beachten, dass die PA nicht in die Sidewings gehangen werden können, sondern an den Towern 1 und 2 der Bühne. Des Weiteren ist die Breite des Platzes nicht zu unterschätzen und ein Outfill ist zwingend erforderlich. Für das Programm, welches vor den Hauptkünstlern Donnerstag bis Sonntag stattfindet, reicht ein Grundsetup, welches sich auf einen Doppel-CD-Player, Mikrofonierung und entsprechende Monitore und Mikrofone für Blaskapellen, Chöre und Bands sowie 3 – 5 Moderatoren-Mikrofone und Headsets beschränkt.

Die Stadtverwaltung Freiberg arbeitet mit Medienpartnern zusammen. Es werden für alle Bands Mikrofone benötigt, da nur kurze Umbaupausen im Programm vorgesehen sind. Was die Tontechnik betrifft, bitten wir dies an die Örtlichkeit des Obermarktes Freiberg und den zu erwartenden 9.000 Besucher zu dimensionieren.

Die auf dem Markt befindliche Brunnen-Statue „Otto der Reiche“ soll mit Outdoorlampen farbig beleuchtet werden. Auch eine Effektanstrahlung im Takt des Bühnenlichtes wird nach Absprache je nach Programmpunkt gebraucht.


Für die reibungslose Durchführung der Veranstaltung ist die Stadtverwaltung Amt für Kultur- Stadt- Marketing im Sachgebiet Events/ Märkte verantwortlich. An allen Tagen sollte ein Festivalsetup gefahren werden, um große Umbaupausen zu verhindern - die Zeiten sind nicht sehr großzügig. Das Personal sollte entsprechend kalkuliert werden.

Weiterhin sollen in der Bühne zwei LED-Wände gehangen werden:
- Maße 5 m B x 3 m H (15 m²),
Montage im Bühnendach, links und rechts in den Sidewings über Motoren,
- Anschlussmöglichkeit von zwei Laptops (HMDI) mit Umschaltmöglichkeit,
- die LED-Leinwand sollte dafür ausgerichtet sein, Powerpoint-Präsentationen und kleine Werbeclips zu zeigen

Bereitstellung von Risern, inkl. Zubehör (Verbinder, Skirting, Steckfüße von 20 -60cm) und Abmaße.
Anzahl benötigter Bütec-Platten 12 Stück, 2x1m.

Technische Betreuung von Tontechniker, Monitortechniker und Lichttechniker zu folgenden Zeiten
13.06.2024 ca. von 16.00 Uhr – 24.00 Uhr
14.06.2024 ca. von 16.00 Uhr – 01.00 Uhr
15.06.2024 ca. von 10.00 Uhr – 01.00 Uhr
16.06.2024 ca. von 10.00 Uhr – 23.00 Uhr

Weitere bzw. zusätzliche Anforderungen an Personal finden Sie in der Anlage „technische Rider“.

Zusätzlich wird vom 13.06.2024 bis 16.06.2024 ein Bühnenmeister benötigt.
13.06.2024 ca. von 16.00 Uhr – 24.00 Uhr
14.06.2024 ca. von 16.00 Uhr – 01.00 Uhr
15.06.2024 ca. von 10.00 Uhr – 01.00 Uhr
16.06.2024 ca. von 10.00 Uhr – 23.00 Uhr

Die Technik sollte möglich zum Hauptanteil im Besitz des Bieters sein. Auch ist die Bedienung dieser durch das eingesetzte Personal (Tontechniker, Monitortechniker und Lichttechniker) sicherzustellen.

Die Technik muss den gesetzlichen Vorschriften entsprechen (VSTÄTTV / der BGV sowie der FI-BauR). Der Aufbau soll am Mittwoch, den 12.06.2024 bis 20.00 Uhr erfolgen und sollte bis zum Donnerstag 10.00 Uhr spätestens funktionsbereit sein. Der Abbau soll am 17.06.2024 ab 7.00 Uhr erfolgen und bis 13:00 Uhr beendet sein (Zeiten können noch im Detail abgesprochen werden). Die Zeitfenster sind in jedem Fall einzuhalten. Sollte es zu unerlaubten Bauzeiten, vor allem in den Nachtstunden kommen, behält sich der Auftraggeber rechtliche Schritte vor.

Sicherlich ist es wichtig, allen technischen Voraussetzung der Rider gerecht zu werden. Allerdings sollte versucht werden, die Technik so zu wählen, dass keine großen Umbaupausen benötigt werden. Lichtkonzepte sollten so konzeptioniert werden, dass sie für alle Künstler funktionieren und den Kostenrahmen der Gesamtleistung entsprechen.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Hauptbühne Obermarkt; Straße, Hausnummer: Obermarkt 24; Postleitzahl: 09599; Ort: Freiberg; Land: Deutschland
e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe
f) Nebenangebote sind nicht zugelassen
g) Ausführungsfrist: Beginn: 12.06.2024; Ende: 17.06.2024
h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt.
i) Angebotsfrist: 14.05.2024, 00:00 Uhr; Bindefrist: 10.06.2024
j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben
k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: 634 - besondere Vertragsbedingungen
l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: Es sind mind. zwei Referenzen für die technische Betreuung von Künstlern im Bereich A-Künstler sowie für vergleichbare Festivals und / oder Stadtfesten in ähnlichem Format und Größe wie das Bergstadtfest Hauptbühne Obermarkt vorzuweisen
Der Bieter war dabei nicht als Nachunternehmer sondern als Hauptauftragnehmer tätig.

Die Referenzen sollten nicht älter als fünf Jahre sein.
m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt
n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: Als Zuschlagskriterium gilt der Preis.