Was ist die Mitwirkungspflicht der Bieter?
Bieter sind im gesamten Vergabeprozess zur Mitwirkung verpflichtet. Diese Pflicht erstreckt sich sowohl auf die Phase vor der Angebotsabgabe als auch auf die Angebotsprüfung. Ziel ist es, eine reibungslose und faire Vergabe sicherzustellen. Bieter können im Rahmen eines Vergabeverfahrens zur Wahrung seiner Interessen gewisse Obliegenheiten treffen. Insbesondere obliegt es einem Bewerber, der die Verdingungsunterlagen angefordert hat, die Vergabestelle frühzeitig zu benachrichtigen, falls er die Unterlagen nicht innerhalb der für einen normalen Postlauf anzusetzenden Zeitspanne erhält und daher ein postalisches Versehen nahe liegt. Den aus dem Verstoß gegen die Obliegenheit resultierenden Nachteil, sich an dem Vergabeverfahren nicht mehr beteiligen zu können, hat der Bieter selbst zu tragen. Er kann nicht erwarten, dass die Vergabestelle die Obliegenheitsverletzung des Bieters dadurch „kompensiert“, dass sie den Submissionstermin um die für eine Angebotserstellung benötigte Zeit verschiebt.
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Mitwirkungspflichten vor der Angebotsabgabe
Vor der Abgabe eines Angebots müssen Bieter drei wesentliche Pflichten erfüllen:
Hinweispflicht: Erkennen Bieter Unstimmigkeiten, beispielsweise eine unvollständige Leistungsbeschreibung, sind sie dazu verpflichtet, die Vergabestelle darauf hinzuweisen. Dies kann durch eine formale Bieterfrage erfolgen.
Prüfpflicht: Bieter haben sicherzustellen, dass sie die Vergabeunterlagen vollständig und rechtzeitig erhalten. Falls sie die Unterlagen nicht innerhalb der üblichen Postlaufzeiten erhalten, müssen sie die Vergabestelle umgehend informieren.
Erkundigungspflicht: Nach Erhalt der Unterlagen sind Bieter verpflichtet, deren Inhalte sorgfältig zu prüfen. Dabei sollten offensichtliche Fehler oder Unklarheiten identifiziert werden.
Mitwirkungspflichten nach der Angebotsabgabe
Nach der Angebotsabgabe besteht keine aktive Mitwirkungspflicht mehr, jedoch müssen Bieter:innen für Rückfragen bereitstehen. Dazu gehört insbesondere die Aufklärungspflicht, bei der sie etwa ihre Kalkulation näher erläutern müssen, um die Wirtschaftlichkeit ihres Angebots nachzuweisen.
Folgen eines Verstoßes gegen die Mitwirkungspflichten
Falls Bieter ihren Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, tragen sie selbst die daraus entstehenden Nachteile. Wer Fehler nicht frühzeitig meldet, kann sich später in einem Nachprüfungsverfahren nicht darauf berufen. Diese Regelung soll verhindern, dass Informationen aus taktischen Gründen zurückgehalten werden, und die Vergabestellen frühzeitig auf mögliche Probleme aufmerksam machen.
Die Kommunikation zwischen Bieter und Vergabestelle ist über die Nachrichtenfunktion von evergabe.de und dem AI Bietercockpit möglich.