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Was ist eine Angebotsöffnung?
Bei der Angebotsöffnung, im Bereich der Bauleistungen auch Submission genannt, werden in einem besonderen Termin die eingegangenen Angebote von der Vergabestelle geöffnet.
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Angebote bis zur Öffnung unter Verschluss halten
Um Manipulationen an den Angeboten zu verhindern und um die Transparenz sowie Fairness des Wettbewerbs zu sichern, muss der Auftraggeber die Angebote bis zu deren Öffnung unter Verschluss halten. Schriftliche Angebote sind in verschlossenen Umschlägen aufzubewahren. Elektronische Angebote sind in verschlüsselter Form zu speichern. Während der Angebotsöffnung können und dürfen keine weiteren Angebote eingehen bzw. angenommen werden.
Mit unserer Vergabemanagementlösung evergabe Manager (AI Vergabemanager) und evergabe.de können Auftraggeber elektronische Angebote entgegennehmen und rechtskonform die Angebotsöffnung durchführen.
Die ersten Schritte der Angebotsöffnung
Zur Angebotsöffnung ist zunächst zu prüfen, ob die Angebote vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sind. Verspätet eingegangene Angebote dürfen nicht geöffnet werden. Rechtzeitig eingegangene Angebote sind in der Reihenfolge ihres Eingangs zu öffnen und mit fortlaufenden Nummern zu versehen.
Anschließend werden die Angebote auf Vollständigkeit geprüft. Die Angebote inklusive aller Begleitschreiben sind so zu kennzeichnen – zum Beispiel durch Lochung – dass ein nachträglicher Austausch oder ein Hinzufügen von Angebotsbestandteilen feststellbar wäre.
Beim Termin der Angebotsöffnung ist eine Niederschrift in Schriftform oder elektronischer Form zu fertigen, in der die Ergebnisse und eventuellen Einwände festgehalten werden. Es sind der Name und die Anschrift der Bieter, die Endbeträge der Angebote, den Preis betreffende Angaben sowie die Zahl der jeweiligen Nebenangebote zu dokumentieren.
An der Angebotsöffnung teilnehmen
Die Angebotsöffnung erfordert oberhalb der Schwellenwerte mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers. Bieter sind jedoch nicht zugelassen (§ 55 Abs.2 VgV, § 40 Abs. 2 UVgO). Neben dem Verhandlungsleiter hat auch der weitere Vertreter des Auftraggebers das Protokoll zu unterzeichnen. Fehlt die Unterschrift im Protokoll, so gilt das als Verstoß gegen das Anwesenheitserfordernis.
Unterhalb der Schwellenwerte sind bei Bauvorhaben die Bieter und ihre Bevollmächtigten grundsätzlich berechtigt, an der Öffnung teilzunehmen. Sie dürfen nur aus triftigem Grund von der Angebotsöffnung ausgeschlossen werden.
Im Verhandlungsverfahren erfolgt die Öffnung weitgehend formfrei. Den Bietern ist die Teilnahme an der Öffnung nicht gestattet und das Ergebnis der Öffnung ist geheim zu halten, da sonst die nachfolgenden Verhandlungen gefährdet wären.
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