Sehr geehrte Damen und Herren, 

wir haben am 27.08.24 folgende Bieterfragen erhalten und würden diese wie folgt beantworten:

6 Frage: Ich kann das folgende Dokument, das zu den geforderten Unterlagen gehört, nicht finden: 248 Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten.
6. Antwort: Gemäß Angebotsaufforderung 631 EU, Seite 2 Punkt "c) Anlagen die, soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind" ist diese Erklärung nicht von uns als erforderlich angekreuzt.

7. Frage: Sie bitten uns, ein Konzept zu erstellen, das darstellt, wie wir die Leistung anforderungsgerecht erbringen, die Qualität der Durchführung sicherstellen und die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes einhalten werden. Da der Umfang des Konzepts auf maximal 4 DIN A4-Seiten begrenzt ist, ist es etwas schwierig, alle diese Punkte ausführlich darzustellen. Wären Sie bereit, entweder das Seitenlimit zu erhöhen oder uns zu gestatten, für jedes Konzept ein separates Dokument beizufügen?
7. Antwort: Ja für jedes Konzept können Sie ein einzelnes Dokument einreichen.

8. Frage: In Ihrem Dokument "Leistungsbeschreibung" heißt es: "Die Bewertungskriterien der Teststellung sind in der Bewertungsmatrix aufgeführt." Ich weiß, dass Sie dies bereits beantwortet haben, aber ich möchte noch einmal nachfragen, auf welchen Kriterien die Bewertung genau basiert.
8. Antwort: Für uns steht die intuitive Bedienbarkeit der Plattform an erster Stelle. Es ist entscheidend, dass die Fachbereiche die Plattform problemlos nutzen können, da wir ansonsten Gefahr laufen, sie durch unnötige Komplexität zu verlieren.

Darüber hinaus wäre es sehr hilfreich, wenn die Administratoren (Frau Meißner und Herr Schulz) jederzeit Zugriff auf Unterlagen zu den gebuchten Reisen hätten, wie z. B. Rechnungen oder Reisepläne, auf denen ersichtlich ist, ob die Hotelbuchung Frühstück inkludierte oder ob während des Fluges eine Mahlzeit angeboten wurde. Das mindert bei uns die Rückfragen bei den Reisenden.

Zudem möchten wir die Möglichkeit haben, bestimmte Stammdaten, wie die Rechnungsanschrift, Steuernummer und USt-IdNr. der Universität, einzurichten. Dies würde sicherstellen, dass die Bereiche keine wichtigen Angaben vergessen und somit die Rechnungen korrekt ausgestellt werden.
Die Reisenden sollen sich voll und ganz auf das Buchen der Dienstreisen konzentrieren können. Deshalb wäre es wünschenswert, Parameter einstellen zu können, wie z. B. „Zugreisen innerhalb Deutschlands nur in der 2. Klasse“, „keine First-Class-Flüge“ oder „Business-Class-Flüge nur für interkontinentale Reisen“. Diese Parameter würden dazu beitragen, mögliche Fehler der Reisenden von vornherein zu vermeiden.
Abschließend wäre eine Übersicht über die registrierten Nutzer und die universitätsweiten Buchungen in Form eines Reports über die gebuchten Reisebestandteile ebenfalls sehr nützlich und wünschenswert.

9. Frage: Da Fluggesellschaften üblicherweise mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen arbeiten, setzen wir diese in der Regel auch um. Würden Sie 14-tägige Zahlungsfristen nur dann in Betracht ziehen, wenn ein entsprechender Rabatt angeboten wird?
9. Antwort: Aufgrund der dezentralen Struktur der Universität können wir nicht gewährleisten, dass die Zahlungsfrist von 14 Tagen immer eingehalten werden kann. 

Mit freundlichen Grüßen

Frank Dietrich
(Vergabestelle)