Kommune21 | E-Vergabe – In Dresden Standard
01.06.2016 (von Peter Krones)
Dresden führt die elektronische Vergabe zwischenzeitlich flächendeckend durch. Die von der sächsischen Landeshauptstadt eingesetzte Lösung ist dabei mehr als ein bloßes Transportmittel der Daten auf die Vergabeplattformen.
Mit Einführung der elektronischen Vergabe hat Sachsens Landeshauptstadt Dresden die Vergabeprozesse in ihrer Gesamtheit optimiert. Ständige Anpassungen der Formulare an die Vergabevorschriften und aktuelle Rechtsprechungen, lange Postlaufzeiten innerhalb der Verwaltung sowie unterschiedliche Qualitäten der Vergabedokumentation haben den Entscheidungsprozess hin zur E-Vergabe beschleunigt. Vor allem in personeller Hinsicht war die Not durch die hohen Arbeitsaufwände groß genug, um sich auf das Abenteuer E-Vergabe einzulassen.
Damit die Lizenzkosten im Rahmen bleiben, war zunächst in Erfahrung zu bringen, wer eine Lizenz bekommen soll. Den Verantwortlichen waren aber nicht alle Akteure bekannt. Nachdem sie im Jahr 2007 eine Projektgruppe gebildet hatten, starteten sie deshalb eine Umfrage in allen Ämtern und Eigenbetrieben. So sollte ermittelt werden, welche Personen sich mit Vergaben befassen. Im Ergebnis waren es mit knapp 370 Personen fast doppelt so viele wie erwartet. Für die nächsten Schritte einschließlich der Finanzierung holten sich die Verantwortlichen den Segen der Verwaltungsspitze. Die nächsten zwei Jahre verbrachten sie dann mit der Erstellung eines Pflichtenheftes, mit der Beschaffung der Software AI Vergabemanager von Anbieter Administration Intelligence und der Erarbeitung eines Workflows für die Vergabeprozesse sowie von Formularen für die VOL-Vergaben. Den Auftrag zur Software-Einführung und -Anpassung erhielt die Firma SDV Vergabe, die gleichzeitig die führende Ausschreibungsplattform in Sachsen betreibt.
Nach einer Testphase im Jahr 2010 wurden mit zwei Pilotämtern für ein Jahr deren Vergaben im Echtsystem fehlerfrei durchgeführt. Seit dem Jahr 2012 wird in der Landeshauptstadt die elektronische Vergabe flächendeckend mit 200 Lizenzen durchgeführt. Mit der Einführung einer Reporting-Datenbank im Jahr 2013 ist die Sicherung der Berichts- und Statistikpflichten gewährleistet.
Von Anfang an wurde in Dresden die Zweiteilung des Gesetzgebers hinsichtlich der Digitalisierung im Beschaffungsprozess bewusst überwunden. Die elektronische Vergabe erfolgt nicht nur für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte, wie es laut Modernisierungspaket der Europäischen Union mit der Richtlinie 2014/24/EU (Öffentliche Auftragsvergabe), ab 18. April 2016 schrittweise vorgegeben ist, sondern auch unterhalb der EUSchwellenwerte. Die Vergaben nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) werden ab 10.000 Euro und für Vergaben nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) ab 13.000 Euro elektronisch durchgeführt. Der gesamte Vergabeprozess wird in allen Schritten aufseiten des Auftraggebers und im Idealfall auch aufseiten der Bieter elektronisch abgewickelt. Die Kommunikation erfolgt ebenfalls digital. Darüber hinaus bietet das elektronische Verfahren mehr Rechtssicherheit, weil die Dokumentation automatisch vom System mitgeschrieben wird.
Das Verfahren wird aufseiten der Landeshauptstadt durch die maßgeschneiderte Client-Anwendung des Vergabe-Management-Systems bearbeitet und verwaltet. Einzelplatzlösungen in den verschiedenen Organisationseinheiten wurden somit durch ein ganzheitliches System für alle Schritte der Vergabeprozesse abgelöst. Derzeit hat Dresden 200 personengebundene Zugänge in den Organisationseinheiten und Zugriffe für Externe im Auftrag der Stadt. Durch den Zugriff für Externe besteht die Möglichkeit, dass auch Vergabeverfahren mithilfe Dritter, beispielsweise Projektsteuerer, oder über eine städtische Gesellschaft, abgewickelt werden können. Dabei verbleiben alle relevanten Entscheidungen bei der Landeshauptstadt beziehungsweise beim Zentralen Vergabebüro.
Für die verschiedenen Vergabearten und alle Vergabeverfahren ist der Ablauf vonseiten Dresdens durch den Workflow einheitlich und rechtskonform. Die Schnittstelle des AI Vergabemanager zur elektronischen Vergabeplattform eVergabe.de und die SIMAP-Schnittstelle zur Plattform der EU gewährleistet die Bekanntmachung und Veröffentlichung der Ausschreibungen. Die Unternehmen können jeweils elektronisch nach Bekanntmachungen suchen, die Ausschreibungsunterlagen herunterladen, sich bewerben, mit der Vergabestelle kommunizieren und ihr Angebot abgeben. Die Bieter können mit der zur Verfügung stehenden Bieter-Software ihr Angebot aufsetzen. Im Idealfall findet auch aufseiten des Bieters das Verfahren elektronisch statt und damit das gesamte Vergabeverfahren. Unabhängig davon wird den Bietern bei Ausschreibungen die Möglichkeit eingeräumt, das Angebot in Papierform einzureichen, sofern die gesetzlichen Rahmenbedingungen dies erfordern.
Damit die elektronische Vergabe ihrem Namen gerecht wird, haben die Projektverantwortlichen in Dresden den damaligen rechtlichen Rahmen für VOL-Vergaben voll ausgenutzt. Es wurden nur noch elektronische Angebote zugelassen. Zuvor führten sie mit den VOL-Unternehmen je Branche Informationsveranstaltungen durch. Für die Baubranche erfolgten diese in Zusammenarbeit mit der Handwerkskammer. Auf die Einführung der Vergabeordnung für Freiberufliche Leistungen (VOF) wurde wegen der geplanten Novellierung des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verzichtet. Mit der Vergaberechtsreform werden nun auch die freiberuflichen Leistungen nach dem 18. April 2016 auf den Weg der E-Vergabe gebracht. Da in Zukunft für die Oberschwellenverfahren keine elektronische Signatur der Angebote mehr erforderlich ist, sollte die Hemmschwelle für die Bieter zur E-Vergabe deutlich sinken. Der qualitative Mehrwert der Anwendung des AI Vergabemanagers liegt in dem workflow- und formularbasierten System.Durch die Vorgabe und Vereinheitlichung konkreter Prozesse zu Vergabearten werden Unregelmäßigkeiten minimiert. Das System erhöht die Sicherheit durch umfassende Plausibilitätsprüfungen. Es garantiert eine lückenlose automatische Dokumentation und damit eine wirksame Kontrolle.
Durch die Dokumentation der einzelnen Handlungen im System sowie der Revisionierungsmöglichkeit ist das Potenzial möglicher Manipulationen oder anderer korruptionsbedingter Eingriffe gleich Null. Die Nachweisführung der Ordnungsmäßigkeit der Vergaben wird durch die Dokumentation im System erleichtert, zum Beispiel bei Nachprüfverfahren. Das elektronische Vergabesystem Dresdens hebt sich somit von anderen elektronischen Vergabesystemen ab, welche nur als Transportmittel der Daten auf die Vergabeplattformen dienen.
In den nächsten Schritten sollen auch die Kleinstvergaben über den AI Vergabemanager durchgeführt, das Berichtswesen ausgebaut und die Verfahrensabläufe weiter konzentriert und verschlankt werden. Die Durchführung der Vergaben ohne den Systemwechsel zur kompletten elektronischen Abwicklung der Vergabeprozesse kann man sich in Dresden jedenfalls nicht mehr vorstellen.
Peter Krones ist Leiter im Zentralen Vergabebüro der Landeshauptstadt Dresden.
Quelle: Der Beitrag ist in der Fachzeitschrift Kommune21, Ausgabe 6/2016 erschienen (www.kommune21.de).
Die Veröffentlichung erfolgt mit freundlicher Genehmigung des Verlages.