Ausschreibungspilot – Hilfe bei IT-Vergaben
Die Auftragsvergabe für IT-Projekte ist ein zentraler Aspekt der Tätigkeit im öffentlichen Sektor. Dabei treten erhebliche Herausforderungen im Vergabeprozess auf, insbesondere bei der Ausarbeitung von Leistungsbeschreibungen. Um diesen Prozess nachhaltig und effizient zu gestalten, stellt die Bertelsmann Stiftung den Ausschreibungspiloten als unterstützendes Informationsportal für IT-Vergaben zur Verfügung.
Ausschreibungen sind eine ständige Herausforderung für die öffentliche Verwaltung, besonders bei IT-Projekten. Diese erfordern Kenntnisse in verschiedenen Bereichen wie Open Source, Datenschutz, Infrastruktur, Hosting, Betrieb und Open Data. Um erfolgreiche und effiziente Ausschreibungen zu gewährleisten, müssen die Kompetenzen der Mitarbeiter gestärkt werden und ein Wissensaustausch mit Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft sichergestellt sein. Andernfalls können IT-Projekte ihr volles Potenzial nicht entfalten.
Leistungsbeschreibung von IT-Vergaben größte Herausforderung
Um spezifische Problembereiche und Lösungsmöglichkeiten zu identifizieren, hat die Bertelsmann Stiftung zunächst Interviews mit Mitarbeitern der öffentlichen Verwaltung durchgeführt. Diese Umfragen wurden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Einrichtungen sowie kommunaler Unternehmen – und Vertretern von Hochschulen und Innovationslaboren durchgeführt.
Ein zentraler Bedarf wurde im Bereich des Vergabe- und Umsetzungsprozesses festgestellt, bei dem häufig die notwendige Technik- und Datenexpertise zur Erstellung von Leistungsbeschreibungen fehlt. Dies führt oft zu unzureichenden Vergabedokumenten, welche innovative Unternehmen nicht ansprechen. Stattdessen bewerben sich Firmen, die nicht optimal geeignet sind, was zu minderwertigen Softwarelösungen führt, die zudem oft nicht Open Source sind und somit schwer zu transferieren sind.
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Mehr erfahrenNeben diesen Herausforderungen hinsichtlich der Nachhaltigkeit von IT-Projekten sind auch die Ausschreibungsprozesse häufig ineffizient, was höhere Kosten verursacht, die von der Verwaltung getragen werden müssen. Gleichzeitig binden ineffiziente Ausschreibungsverfahren erhebliche Kapazitäten der Mitarbeiter, die anderswo fehlen und zur hohen Belastung der öffentlichen Verwaltung beitragen.
Onlineportal Ausschreibungspiloten
Der Ausschreibungspilot für IT-Vergaben bietet umfassende Informationen zu technischen Leistungsbeschreibungen für IT-Projekte. Es trägt somit zum Wissenstransfer von Wissenschaft und Zivilgesellschaft in die öffentliche Verwaltung bei. Der Ausschreibungspilot bietet drei verschiedene Zugänge, die jeweils auf dem aktuellen Stand der Ausschreibung basieren:
- Ein Leitfaden, der Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung, die sich noch am Anfang befinden, schrittweise durch die wesentlichen Themen der Leistungsbeschreibung führt.
- Eine FAQ-Sektion mit Antworten auf die häufigsten Fragen, gedacht für jene Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung, die sich bereits weiter fortgeschritten im Ausschreibungsprozess befinden.
- Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zum Ausdrucken und Abhaken, ideal für diejenigen, die kurz vor Abschluss ihrer Ausschreibung stehen.
Das Ziel des Ausschreibungspiloten ist, die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung zu befähigen, prägnante und treffende Leistungsbeschreibungen für IT-Projekte zu erstellen. Dadurch können Verwaltungen IT-Projekte nachhaltig und effizient realisieren und die Vorteile digitaler Anwendungen optimal in ihren Arbeitsprozessen nutzen.
Quelle: Bertelsmann Stiftung