Was ist Zentrale Beschaffung?
Zentrale Beschaffung bezeichnet einen Vorgang, bei dem ein öffentlicher Auftraggeber für andere öffentliche Auftraggeber Leistungen beschafft. Dies betrifft Bauleistungen, Lieferleistungen als auch Dienstleistungen. Der zentrale Beschaffer vergibt die öffentlichen Aufträge oder schließt Rahmenvereinbarungen. Gesetzliche Grundlage ist § 120 Abs. 4 GWB und § 4 VgV. Man spricht auch von zentraler Beschaffungstätigkeit.
Ziel ist es, Beschaffungsvorhaben zu vereinen, Bedarfe zu bündeln und mehr Freiheiten wie eine zeitlich begrenzte Zusammenarbeit zu erwirken. Zentrale Beschaffungsstellen können entweder selbst Beschaffungen tätigen oder als Vermittler für andere Auftraggeber agieren. Im Vermittlungsfall bleibt die Verantwortung beim eigentlichen Auftraggeber, während die Beschaffungsstelle bei eigenständiger Beschaffung die volle Verantwortung übernimmt.
Ein Vorteil zentraler Beschaffungsstellen ist die Bündelung des Bedarfs mehrerer Auftraggeber, wodurch Kosteneinsparungen und Größenvorteile erzielt werden. Zudem ermöglicht die gemeinsame Vergabe eine flexiblere Beschaffung für öffentliche Auftraggeber.
Vor- und Nachteile der zentralen Beschaffung
Eine zentrale Einkaufsabteilung bündelt das Beschaffungsmanagement und profitiert von der Erfahrung und den Lieferantenkontakten ihrer Mitarbeiter. Dies ermöglicht vorteilhafte Rahmenverträge mit besseren Konditionen, etwa durch Preisnachlässe oder erweiterte Garantieleistungen.
Durch die zentrale Organisation lassen sich größere Mengen bestellen, was Mengenrabatte begünstigt und Lieferkosten senkt. Allerdings kann dies zu längeren Lieferwegen und Verzögerungen führen, wenn Bestellungen nicht rechtzeitig am Einsatzort eintreffen. Zudem erfordert die Lagerung größerer Bestellmengen mehr Kapazitäten. Ein weiterer Nachteil ist der erhöhte Verwaltungsaufwand und die Bürokratie. Gleichzeitig führt dies jedoch zu niedrigeren Bearbeitungskosten pro Auftrag und einer besseren Standardisierung.
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