Was ist der Vergabeprozess?

Ein Vergabeprozess beschreibt das gesamte Verfahren zur Beschaffung von Leistungen durch öffentliche Auftraggeber. Es dient dazu, Verträge über Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen transparent und wettbewerbsorientiert zu vergeben.

Ablauf eines Vergabeprozesses

Vorbereitungsphase

In dieser Phase führt die Beschaffungsstelle vorbereitende Tätigkeiten durch, wie die Erstellung der Leistungsbeschreibung, des Leistungsverzeichnisses und der Vergabe- und Vertragsunterlagen. Zudem plant sie Termine und stellt die Finanzierung sicher.

Veröffentlichungsphase

Die Veröffentlichungsphase beginnt mit der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe an ausgewählte Teilnehmer. Diese Phase umfasst auch das Management von Änderungen, das Beantworten von Bieterfragen und die Entgegennahme der Angebote.

Prüfungs- und Wertungsphase

In dieser Phase öffnet die Vergabestelle die Angebote prüft sie, einschließlich der Überprüfung auf fristgerechten Eingang und Unterschrift. Sie überprüft auch die Eignung der Bieter, fordert fehlende Angaben nach (soweit zulässig), und bewertet die Angebote, um den besten Bieter zu ermitteln.

Zuschlagsphase

Der Auftraggeber genehmigt den Vergabevorschlag intern und informiert die unterlegenen Bieter. Der passende Bieter erhält den Zuschlag, und je nach Verfahren veröffentlicht der Auftraggeber eine Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag. Zudem erfolgt die Meldung an das Statistische Bundesamt gemäß der Vergabestatistikverordnung.

Schulungen zum Vergabeprozess

Der Vergabeprozess ist komplex und jeder Schritt hat in verschiedenen Verfahrensarten seine eigenen Besonderheiten auf die es zu achten gilt. Wie Du Dich am besten vorbereitest erfährst Du in den Schulungen der evergabe.de-Academy.

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Was zu beachten ist

Grundprinzipien

Transparenz: Alle Verfahrensschritte müssen nachvollziehbar und öffentlich zugänglich sein.
Gleichbehandlung: Alle Bieter müssen fair und ohne Diskriminierung behandelt werden.
Wettbewerb: Es soll ein möglichst großer Wettbewerb zwischen den Bietern gefördert werden.
Verhältnismäßigkeit: Die Anforderungen an die Bieter müssen angemessen und notwendig sein.

Nachprüfungsverfahren

Bieter, die sich benachteiligt fühlen oder unsicher über die Konditionen sind, können Entscheidungen im Vergabeverfahren anfechten, indem sie einen Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einreichen.

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