Was ist eine Vergabenummer?

Durch eine Vergabenummer wird eine Vergabe individuell gekennzeichnet. Diese muss immer eindeutig sein. Sie darf also innerhalb einer Maßnahme immer nur einmal vorkommen. Das ist wichtig, um beispielsweise Dokumente, Fragen oder Angebote eindeutig zuordnen zu können. Somit kann jedes Gütezeichen, eindeutig einem Unternehmen zugeordnet werden. Im gesamten Vergabeverfahren muss dieses Aktenzeichen angegeben werden. Sie wird, zum Beispiel, schon vor der Veröffentlichung zur Wahl des Vergabeverfahrens benötigt.

Vergabenummer festlegen

Die Vergabenummer ist immer im oberen Bereich, zwischen den Rumpfdaten, in einem Ausschreibungstext zu finden. Eine solche Nummer besteht typischerweise aus einer Mischung von Buchstaben und Zahlen. Häufig wird dabei das Jahr und der Monat der Veröffentlichung berücksichtigt. Die Ordnungszahl der Vergabe wird in der Regel auch mit einbezogen. Die Buchstaben kennzeichnen grundsätzlich den zuständigen Auftraggeber.

evergabe.de unterstützt

Sowohl im evergabe Manager als auch bei evergabe.de kann die eigene Vergabenummer angegeben werden. Alternativ erstellt das System eine zufälliges Aktenzeichen. Besser ist es aber, die schon zuvor festgelegte Kennzeichnung für ein Vergabeverfahren zu wählen.

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Bei der Angebotsabgabe in Papierform

Es ist zu empfehlen immer alle eingereichten Dokumente mit der Vergabenummer zu kennzeichnen. Das gilt auch, wenn mehrere Dokumente auf einmal eingereicht werden. Wenn Unterlagen per Postsendung, also als Angebote in Papierform, an die Vergabestelle gehen, sollte der jeweilige Briefumschlag mit dem Aktenzeichen gekennzeichnet sein. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass Angebote dem richtigen Vergabeverfahren zugeordnet und die Angebote erst am Eröffnungstermin eingesehen werden.

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