Was sind Vergabeakten?

Der Begriff der Vergabeakten ist nicht definiert. Er umfasst die Dokumentation aller Vorgänge im Rahmen eines Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens. Die notwendig sind, um die Rechtmäßigkeit beurteilen zu können. Damit gehören mindestens alle die Unterlagen, die im Sinne der Rechtsprechung zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation (§ 20 VOB/A , § 20 VOL/A ) erforderlich sind, zu den Vergabeakten. Jeder einzelne Bieter hat Anspruch darauf, dass sämtliche wesentliche Schritte und Entscheidungen vom Auftraggeber schriftlich dokumentiert werden. So ist der Auftraggeber beispielsweise dazu verpflichtet, die einzelnen Verfahrensschritte, die einzelnen Maßnahmen, maßgebenden Feststellungen und die Begründung einzelner Beschlüsse und Entscheidungen in Textform festzuhalten. In der Regel erfüllen Auftraggeber ihre Dokumentationspflicht ordnungsgemäß, sodass die Vergabeakten nach Abschluss des Verfahrens ins Archiv übernommen werden können. Es kann jedoch vorkommen, dass ein Bieter bei Vergaben oberhalb des Schwellenwertes eine Vergaberüge einlegt und eine Überprüfung durch die Vergabekammer beantragt. In diesem Fall fordert die Kammer den Auftraggeber auf, die vollständige Vergabeakte kurzfristig zu übermitteln.

Während eines laufenden Verfahrens vor der Vergabekammer hat nicht nur die Kammer selbst das Recht auf Einsicht in die Vergabeakte, sondern auch der Bieter, der den Nachprüfungsantrag gestellt hat. Nach § 111 GWB kann dieser Zugang zu den relevanten Unterlagen verlangen. Über den Umfang dieses Akteneinsichtsrechts gibt es je nach Interessenlage unterschiedliche Auffassungen.

Mit unserer Vergabesoftware evergabe Manager wird im Hintergrund der gesamte Prozess in der Vergabeakte und im Vergabevermerk dokumentiert.

Informationen zum evergabe Manager