Was ist eine Niederschrift?

Die Niederschrift im Vergabeverfahren dokumentiert den Vorgang der Angebotsöffnung. Sie ist ein wichtiges rechtliches Dokument, dass Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Die Niederschrift ist nicht zur Veröffentlichung bestimmt und ausschließlich für Bieter sowie ihre Bevollmächtigten zugänglich. Man spricht alternativ auch vom Submissionsergebnis.

Die Niederschrift erfolgt am Eröffnungstermin, an dem alle im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung eingereichten Angebote geöffnet und verlesen werden. Vorher darf der Auftraggeber sie nicht öffnen. Anschließend werden die Angebote auf Eignung geprüft und gegebenenfalls ausgeschlossen, etwa wegen unwirtschaftlicher Preise. Erst am Ende wird der Zuschlag erteilt. Teilnahmeberechtigt sind nur Bieter oder Bevollmächtigte sowie mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers. Bei digitalen Vergabeverfahren erstellt die eVergabe-Plattform das Submissionsergebnis automatisch, ohne Bieterbeteiligung. Sind sowohl digitale als auch schriftliche Angebote vorhanden, werden die digitalen zuerst protokolliert.

Inhalte der Niederschrift

Datum und Uhrzeit der Angebotsöffnung
Anwesende Personen
Bieter und deren Angebotssummen
Festgestellte Änderungen und Berichtigungen
Festgestellte formale Mängel
Vermerke über Unregelmäßigkeiten

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Zweck und Nutzen

Die Niederschrift stellt sicher, dass der Prozess der Angebotsöffnung transparent und ordnungsgemäß abläuft. Sie dient als Nachweis und Referenz für die weiteren Schritte im Vergabeverfahren und kann in Nachprüfungsverfahren als Beweismittel herangezogen werden.

Sie wird von der Vergabestelle erstellt und sorgfältig aufbewahrt, um eine spätere Überprüfung und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.