Was ist Dezentrale Beschaffung?

Dezentrale Beschaffung beschreibt das Konzept, bei dem einzelne Abteilungen oder Standorte eines Unternehmens ihre eigenen Beschaffungen durchführen, anstatt dass alle Einkäufe über eine Einkaufsabteilung abgewickelt werden, wie bei der zentralen Beschaffung.

Wann wird dezentral beschafft?

Dezentrale Beschaffung wird oft in großen, geografisch verteilten Unternehmen oder in Organisationen mit diversifizierten Geschäftsbereichen eingesetzt. Dies ermöglicht den einzelnen Einheiten, schneller und flexibler auf spezifische Bedürfnisse und lokale Marktbedingungen zu reagieren.

Wenn die öffentliche Hand einen Auftrag zur Beschaffung von Gütern vergibt, erfolgt dies in der Regel über eine zentrale Beschaffung. In bestimmten Fällen ist jedoch auch eine dezentrale Beschaffung zulässig, sofern diese praktikabel und sinnvoll ist, zum Beispiel bei Aufträgen unterhalb des festgelegten Schwellenwertes.

Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 5.000 Euro ohne Umsatzsteuer werden häufig dezentral vergeben, insbesondere für den Erwerb von Waren über Online-Plattformen, für Einzelartikel oder spezifische Dienstleistungen. Zudem können auch Beschaffungen innerhalb von Rahmenverträgen, die über die zentrale Beschaffung abgeschlossen wurden, dezentral durchgeführt werden, solange die Bestellungen über die Vertragspartner:innen erfolgen und die vertraglich festgelegten Wertgrenzen nicht überschreiten.

Spezielle Beschaffungsaufträge, bei denen es auf besondere Fachkenntnisse bei der Beurteilung der Waren oder Dienstleistungen ankommt, werden ebenfalls häufig dezentral vergeben. Ein Beispiel dafür ist die Beschaffung von Feuerwehrbedarf, die in der Regel dezentral, jedoch oft in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Beschaffungsstelle erfolgt.

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Vorteile

Flexibilität: Schnellere Reaktionen auf lokale Anforderungen und Marktbedingungen.
Spezialisierung: Abteilungen können gezielter und mit spezialisierterem Wissen einkaufen.
Autonomie: Erhöhte Entscheidungsfreiheit und Verantwortlichkeit der einzelnen Abteilungen.
Motivation: Höhere Motivation der Mitarbeiter durch eigenständige Beschaffung.

Nachteile

Kosteneffizienz: Mögliche höhere Kosten durch geringere Mengenrabatte und fehlende Synergieeffekte.
Koordination: Schwieriger zu koordinieren und zu standardisieren.
Komplexität: Erhöhte organisatorische Komplexität und potenzieller Informationsverlust.
Compliance: Größere Herausforderung, regelkonforme Beschaffung sicherzustellen.