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- Bauleistungen
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- Bundeshaushaltsordnung (BHO)
- Bundesrechnungshof
- Bürgerliches Gesetzbuch
Was versteht man unter Bedarfsermittlung?
Die Bedarfsermittlung bildet den Ausgangspunkt jeder Ausschreibung und ist ein zentraler Bestandteil des Vergabeverfahrens. In dieser Phase klärt der Auftraggeber, welche Leistungen oder Produkte er bzw. das Unternehmen benötigt und formuliert den genauen Bedarf. Die Bedarfsermittlung dient dazu, die Ausschreibung zielgerichtet und effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass nur das tatsächlich Erforderliche beschafft wird.
Ablauf der Bedarfsermittlung
1. Analyse des Bedarfs
Der Auftraggeber prüft, welche Anforderungen bestehen und welche spezifischen Leistungen oder Produkte zur Erfüllung dieser Anforderungen notwendig sind. Dabei hinterfragt er auch, ob eine Beschaffung überhaupt erforderlich ist oder ob bestehende Ressourcen genutzt werden können.
2. Festlegung der Anforderungen
Basierend auf der Analyse beschreibt der Auftraggeber die Anforderungen detailliert. Dazu gehören unter anderem technische Spezifikationen, Qualitätsstandards und gewünschte Lieferfristen.
3. Kostenabschätzung und Finanzierung
Nach der Bedarfsklärung erfolgt eine Schätzung der Investitions- und Folgekosten. Dies umfasst sowohl die Beschaffungskosten als auch die langfristigen Betriebskosten. Anschließend überprüft der Auftraggeber, ob die Finanzierung gesichert ist, da ohne gesicherte Mittel keine Ausschreibung erfolgen kann.
4. Dokumentation des Bedarfs
Der Bedarf und die damit verbundenen Kosten werden dokumentiert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vergabeverfahren zu gewährleisten. Dies bildet die Grundlage für die Erstellung der Vergabeunterlagen.
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Bedeutung der Bedarfsermittlung im Vergabeverfahren
Eine präzise Bedarfsermittlung ist entscheidend, um Fehlbeschaffungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die ausgeschriebenen Leistungen den tatsächlichen Anforderungen entsprechen. Durch die frühzeitige Analyse von Markt, Kosten und Finanzierung wird das Vergabeverfahren effizient und wirtschaftlich gestaltet. Erst nach Abschluss der Bedarfsermittlung ist der Start des Vergabeverfahrens rechtskonform.
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