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Was ist der AI Anfragenmanager?
Der AI Anfragenmanager dient als Ergänzung für Vergabemanagementsysteme. Dabei unterstützt er beim zentral erfassten Abruf aus Rahmenvereinbarungen. Das System wird von der Administration Intelligence AG angeboten und betrieben. Hierbei wird ganz einfach das Leistungsverzeichnis der Rahmenvereinbarungen aufgerufen sowie die aktuellen Konditionen des Bedarfs abgefragt. Außerdem ist das verbleibende Kontingent mühelos kontrollierbar.
Von der Bestellposition zur Zuschlagserteilung
Nachdem eine Preisanfrage erstellt ist, folgt eine übersichtliche Eingabemaske um die Daten der einzelnen Positionen im AI Anfragenmanager zu erfassen. Daraufhin werden die Stammdaten der Anbieter zur Verfügung gestellt. Gibt es neue, potentielle Lieferanten werden diese ebenfalls für eine Preisanfrage im AI Anfragenmanager erstens registriert und zweitens einbezogen.
Die Unterlagen stellt das System anschließend automatisch zusammen, auch die Formulare erzeugt es. Je nach hinterlegtem Veröffentlichungsweg (Vergabeplattform, Post, …) wird die Preisanfrage an die potenziellen Bieter gesendet. Dabei ist der gewünschte Termin für die Angebotsabgabe bereits definiert.
Mit dem AI Anfragenmanager werden die eingegangenen Angebote anschließend gegenübergestellt. Infolgedessen ist es möglich das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Danach wird das Zuschlags- und Auftragsschreiben erstellt. Dieses kann ausgedruckt und/oder elektronische versandt werden. Damit endet der Workflow der Preisanfrage.
In wenigen Schritten zum Zuschlag mit dem AI Anfragemanager
Der AI Anfragemanager ist vor allem intuitiv zu verstehen. Das bedeutet, es sind keine komplizierten Bearbeitungsschritte notwendig. Hier ist die Vorgehensweise zusätzlich stichpunktartig erklärt. Da der AI Anfragenmanager einen Workflow hat, führt das System den Nutzer. Auf diese Weise werden keine Schritte vergessen.
- Schnelles und komfortables Erfassen von Positionen mit automatischer Nummerierung
- Anfragepositionen für Auftraggeber und Auftragnehmer dargestellt
- Verschiedene Validierungsmöglichkeiten
- Prüfen von Pflichtfeldern
- Einfache und komplexe Ansicht der Anfragepositionen, mit Möglichkeit Gruppen zu untergliedern
- Zugriff auf bestehende Firmenliste bzw. den Firmenstamm
- Einfache Aufnahme neuer Firmen durch interaktive Anlage
- Firmenschnellsuche
- Registrierkarten für schnellen, alphabetischen Zugang zu gelisteten Teilnehmern
- Experten in der rechtssicheren elektronischen Vergabe
- Eintragen des gewünschten Abgabetermins für die Angebote
- Termin eingeben von Angebotsabgabe und Verfügbarkeitszeitraum
- Auswahl des Kommunikationsmediums: Vergabeplattform, E-Mail oder per Post
- Möglichkeit zum Export, Druck oder Erzeugen eines ZIP-Files der Preisanfrage
- Übersichtlicher, tabellarisch aufgebauter Angebotsvergleich und Preisspiegel
- Ein- und Ausblenden einzelner Angebote
- Zuschalten von zusätzlichen Informationen zu jedem Angebot
- Bieterdetails einsehen
- Direktes und einfaches Erfassen von Angeboten, die auf dem Postweg eingegangen sind
- Exportmöglichkeit des Preisspiegels nach Microsoft Excel
- Einfache Selektion des wirtschaftlichsten Anbieters zum Zuschlag
- Schnelles Erstellen des Zuschlags- bzw. Auftragsschreibens in optimierter Eingabemaske mit zahlreichen automatisch vorbelegten Feldern
- Auftragsschreiben als PDF oder ausgedruckt
- Versand des Schreibens je nach gewähltem Kommunikationsweg
- Ablage des gesamten Preisanfrage-Vorgangs im System
- Bereitstellen der Daten für Auswertungen
Ergänzung für Vergabemanagementsysteme
Das Beschaffen von Leistungen mit Managementsystemen ist ein großer Vorteil für kleine und große Organisationen. Je nachdem um welche Leistung es sich handelt, unterstützen verschieden Workflow-Schritte. Neben dem AI Anfragenmanager gibt es noch weitere Systeme, die bei elektronischen Vergabeverfahren helfen.
Du kannst beispielsweise mit dem AI LV-Assistenten arbeiten. Hierbei erstellst Du Leistungsverzeichnisse, Wertungsschemata und Fragenbögen. Ohne Weiteres baust Du auf diese Weise die Zusammenarbeit zwischen Bedarfs- und Vergabestellen aus.
Mit dem AI Firmenmanager erstellst Du Deinen eigenen Firmenpool und baust diesen aus. Hier ordnest und organisierst Du anstehende Aufgaben und den Kommunikationsaustausch.
Neu: evergabe.de-Academy