Software Arbeitssicherheit

EU-weite Ausschreibung nach VgV
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Vertragspartei und Dienstleister

Beschaffer:
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl / Ort: 85764 Neuherberg
NUTS-3-Code: DE21H
Land: Deutschland
Kontaktstelle: Vergabestelle - Einkauf und Materialwirtschaft
E-Mail: bianca.lander@helmholtz-munich.de
Telefon: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Art des öffentlichen Auftraggebers: Von einer Bundesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
Federführendes Mitglied: Ja
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein

Verfahren

Zweck:
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Beschreibung:
Interne Kennung: VgV_2024-054
Titel: Software Arbeitssicherheit
Beschreibung: Fachliche Systemadministratoren des zu beschaffenden Systems sind Mitglieder des Teams Arbeitssicherheit bei Helmholtz Munich. Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Arbeitssicherheit bei Helmholtz Munich gehört es, Vorkehrungen für die Sicherheit von Mitarbeitern und Besuchern auf dem Campus zu treffen, z.B. um Arbeitsunfälle zu vermeiden. Die entsprechenden Aktivitäten sind nachweisbar zu dokumentieren. Den entsprechenden Behörden sind auf Verlangen Nachweise vorzulegen.
Beispielsweise muss ein Gefahrstoffkataster inkl. Mengenverwaltung geführt werden, es müssen Gefährdungsbeurteilungen erstellt und dokumentiert werden. Unterweisungen zur Arbeitssicherheit sind verpflichtend durchzuführen. Bestellungen von Beauftragten müssen verwaltet werden, ebenso das Unfallmeldewesen. Demnächst greift eine gesetzliche Vorschrift, Unfallanzeigen digital zu erfassen.
In den letzten 10 Jahren war bei Helmholtz Munich bereits eine Datenbank im Einsatz, um diesen Aufgaben digital unterstützt nachzukommen. Diese entspricht jedoch nicht mehr den absehbaren gesetzlichen Anforderungen sowie der Nutzerfreundlichkeit. Zudem sollen zukünftig bisher nicht vorhandene Aufgaben abgebildet werden, z.B. eine Beauftragtenverwaltung. Angestrebt ist, die Aufgaben über ein modulares System abzubilden.
Arbeitssicherheits-Software-System mit modularem Aufbau, Lizenzen für die Nutzung der Software zur Miete
Hosting der Software (Software as a Service)
Bereitstellen von Schnittstellen zu den Systemen von Helmholtz Munich, Beratung zur Konfiguration und
Implementierung in Zusammenarbeit mit den Systembetreuern, Konfiguration der Schnittstellen
Arbeitssicherheits-Software-seitig
Unterstützung bei der Migration der Daten aus dem Altsystem (As-net)
Unterstützung bei der Konfiguration des Systems, bei der Erstellung des Löschkonzeptes und des Rollenkonzeptes
Schulung der fachlichen Systemadministratoren und Key User (Train the trainer), Bereitstellen von anpassbaren
Schulungsunterlagen
Wartung und Pflege der Software
Art des Auftrags: Lieferungen
Umfang der Auftragsvergabe:
Hauptklassifikation:
CPV-Code Hauptteil: 48000000-8
Ort der Leistungserbringung:
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl / Ort: Neuherberg 85764
NUTS-3-Code: DE21H
Land: Deutschland
Ausschreibungsbedingungen:
Ausschlussgründe:
Grund: Insolvenz (Konkurs)
Beschreibung: Eigenerklärung
Grund: Schwere Verfehlung
Beschreibung: Eigenerklärung
Grund: Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Beschreibung: Eigenerklärung
Grenzüberschreitendes Recht:
Verfahren:
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Zusätzliche Informationen:
Zusätzliche Informationen: Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt erst nach Abgabe der Angebote und nach der Bewertung (inkl. Teststellung) mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Wertungsmatrix). Sollten sich zwei oder mehrere Bieter auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bewerber komplett eingeladen. Die Einladung zur ersten Verhandlungsrunde ist voraussichtlich für den 04.04.2025 geplant. Geplanter Zeitraum für die erste Verhandlungsrunde: 08.04.2025 bis 10.04.2025.
Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrund würde mit maximal drei (3) Bietern erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Die Einladung zur zweiten Verhandlungsrunde ist voraussichtlich für den 30.04.2025 eingeplant. Geplanter Zeitraum für die zweite Verhandlungsrunde: 05.05.2025 bis 07.05.2025.
Die Einladung zur Schulung ist voraussichtlich für den 21.02.2025 geplant. Zeitraum für Schulung zum Test: 24.02.2025 bis 28.02.2025. Testzeitraum: 03.03.2025 bis 21.03.2025.
Bitte halten Sie sich diese Termine frei!
Es ist geplant, dass die Schulung und Verhandlungen in Form einer Videokonferenz stattfinden.

Beschaffungsinformationen (allgemein)

Zweck:
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ):
Auktionsbedingungen:
Es wird eine elektronische Auktion verwendet: Nein
Vertragsvergabesystem:
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung: Entfällt
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Entfällt
Ausschreibungsbedingungen:
Auswahlkriterien:
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Unternehmensdarstellung: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens; (2) Geschäftsführer; (3) Geschäftssitz; (4) alle Niederlassungen; (5) Gesellschaftsform; (6) Gründungsdatum; (7) Geschäftsfokus; (8) Angaben zur Struktur und Organisation; (9) Angaben zum Konzept der Kundenbetreuung; (10) Angaben zu Werten und Zielen des Unternehmens.
Referenzen des Unternehmens: Das Unternehmen muss mindestens drei (3) Projekte mit vergleichbarem Umfang durchgeführt haben. Bitte weisen Sie dies nach. Mindesten zwei dieser Projekte müssen sich auf den Themenbereich Arbeitssicherheit bezogen haben.
Referenzen des Projektleiters: Die Erfahrung des Projektleiters muss anhand von mindestens zwei (2) Projektreferenzen für vergleichbare Projekte innerhalb der letzten fünf (5) Jahre nachgewiesen werden. Ferner muss die Projektleitung deutsch in Schrift und Sprache können. Weniger als 2 Referenzen führen zum Ausschluss. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich); (2) Ansprechpartner der Referenz (Telefon, E-Mail, Funktion); (3) Art der Leistung; (4) Volumen (PT oder Euro); (5) Zeitraum.
Mitarbeiterprofile Projektleiter und stellvertretender Projektleiter: Die Angaben zum Projektleiter und dessen Stellvertreter müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name; (2) Ausbildung; (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle; (4) Zertifizierungen; (5) Weiterbildungen.
Herstellerautorisierung: Nachweis der Autorisierung zum Vertrieb und Wartung der angebotenen Produkte.
Haftpflichtversicherung: Eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen).
Erklärung Eignung
Erklärung Scientology
Erklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014
Formblatt AVV
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/SelectionCriteria/54321-Tender-192b51f50ed-2cc4be26e8abbeb0
Kandidaten:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden: Nein
Folgen der Gewährung:
Der Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor: Nein
Informationen über verspätete Einreichungen:
Nachforderung von Unterlagen: Eine Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen.
Zusätzliche Informationen: gem. Angebots- und Bewerbungsbedingungen
Reservierte Teilnahme
Die Teilnahme ist geschützten Werkstätten und Wirtschaftsteilnehmern, die auf die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen abzielen, vorbehalten: Nein
Nebenangebote:
Nebenangebote sind zulässig: Nein
Informationen über Wiederholungen:
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge: Nein
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nein
Anforderungen an die Auftragsausführung:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Ja
Anforderungen:
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Verfahren nach der Vergabe:
Aufträge werden elektronisch erteilt: Ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: Ja
Organisation, die Angebote entgegennimmt:
oben genannte Kontaktstelle
Angaben zur Einreichung:
Fristen I:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24.01.2025
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 19.12.2024 11:00 Uhr
Gültigkeit der Angebote:
Laufzeit in Monaten: 6 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)
Sprachen der Einreichung:
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DEU
Informationen über die öffentliche Öffnung:
ENTFÄLLT-
Einreichungsformat:
Elektronische Einreichung: Ja
Adresse für die Einreichung (URL): https://www.evergabe.de
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-192b51f50ed-2cc4be26e8abbeb0
Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU
Ad-hoc Kommunikationskanal:
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt:
oben genannte Kontaktstelle
Überprüfung:
Fristen für die Überprüfung:
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Überprüfungsstelle:
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: keine Angabe
Internet-Adresse (URL): https://www.bundeskartellamt.de
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl / Ort: 53123 Bonn
NUTS-3-Code: DEA22
Land: Deutschland
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Telefon: +49 22894990
Fax.: +49 2289499163
Organisation, die Überprüfungsinformationen bereitstellt:
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl / Ort: 85764 Neuherberg
NUTS-3-Code: DE21H
Land: Deutschland
E-Mail: bianca.lander@helmholtz-munich.de
Telefon: +49 8931872727
Fax.: +49 8931873327
Schlichtungsstelle:
Registrierungsnummer: keine Angabe
NUTS-3-Code: DE21H

Beschaffungsinformationen (speziell)

Zweck:
Beschreibung der Beschaffung:
Beschreibung: PAUSCHALE Lizenzen pro Jahr (3.500 Nutzer), PAUSCHALE Hosting pro Jahr, PAUSCHALE Implementierung und Projektdurchführung, PAUSCHALE Schulungen, PAUSCHALE Folge-Schulungen, PAUSCHALE Altdatenmigration, PAUSCHALE Wartung und Support pro Jahr, PAUSCHALE Testinstanz, PAUSCHALE pro Jahr zusätzliche Lizenz, PAUSCHALE Stundensatz Berater
Umfang der Auftragsvergabe:
Diese Auftragsvergabe ist besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Nein
Art des Auftrags:
Art der strategischen Beschaffung:
Geschätzte Laufzeit:
Beginn: 01.07.2025
Verlängerung des Vertrags:
Beschreibung: Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt 48 Monate ab 01.07.2025. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um 1 Jahr, wenn dieser nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen:
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Ja
Verwendung von EU-Mitteln:
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Zusätzliche Informationen:
Ausschreibungsbedingungen:
Zuschlagskriterien:
Qualitätskriterium
Name: Leistung, Gewichtung: 50,00
Kostenkriterium
Name: Preis, Gewichtung: 50,00
Elektronischer Katalog:
Elektronischer Katalog: Nein
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge:
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich des Europäischen Parlaments und des Rates 2009/33/EG (Richtlinie über saubere Fahrzeuge – CVD): Nein