Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025

Nationale Ausschreibung
VgV
Offenes Verfahren
V-2025-0005
Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Dienstleistungen
Nein


Metadaten
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Zeitzone für Datums- und Zeitangaben: Europe/Berlin

Organisationen
Organisationen, die in der Bekanntmachung genannt werden
Referenz-ID Organisation: ORG-0001
Kategorie: andere
Organisation
Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH
Rechtliche Identifikationsnummer des Unternehmens
Identifikationsnummer: DE273272751
Internet-Adresse: https://falling-walls.com/
Anschrift
Postanschrift: Kochstr. 6-7
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10969
NUTS-3-Code: DE300 - Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle
E-Mail: contracts@falling-walls.com
Telefon: +4930609883970

Vertragspartei und Dienstleister
Auftraggeber
Auftraggeber
Referenz-ID Organisation: ORG-0001
Art des öffentlichen Auftraggebers: Zuwendungsempfänger, soweit nichts anderes zutrifft
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
Beschafferprofil - URL: https://falling-walls.com/tenders

Verfahren
Zweck
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage des Verfahrens: Richtlinie 2014/24/EU
Andere Rechtsgrundlage mit Kennung
Rechtsgrundlage des Verfahrens (ELI – CELEX): VgV
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Interne Kennung: V-2025-0005
Titel: Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Beschreibung: Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 285.000,00
Währung: EUR - Euro
Währung: EUR - Euro
Haupteinstufung
Klassifizierungstyp: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge
Hauptklassifizierungscode: 79952000 - Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung
A location where the Procurement, for the Procedure as a whole, should take place
Postanschrift: Falling Walls Science HouseKarl-Marx-Allee 34
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10178
NUTS-3-Code: DE300 - Berlin
Land: Deutschland
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Exclusion Grounds Source (Code)
Grundlage für den Ausschluss: Auftragsunterlagen
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: CrossBorderLaw
Beschreibung: nicht relevant
Einzelheiten zum Verfahrenstyp
Verfahrensart
Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Falling Walls Foundation gGmbH ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der §§ 97 ff. GWB. Die Durchführung des Vergabeverfahrens findet statt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung der VgV aus dem Zuwendungsbescheid ergibt.
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren: nein
Zusätzliche Informationen
-:

Los
Los
Interne Referenz-ID Los: LOT-0001
Vergabeverfahren
Beschreibung des Loses
Interne Kennung: LOT-0001
Titel: Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025
Beschreibung: Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.

Die Konferenz, mittlerweile der Falling Walls Science Summit genannt, mit seinen verschiedenen Bestandteilen, richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH.

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Speisen Catering sowie teilweise die dazugehörige Ausstattung und das Personal des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin gewährleisten, sowie auch das Crewcatering vom 4. bis 10. November. Die Leistung betrifft lediglich Speisen, Equipment und Personal. Es wird keine Getränkeversorgung benötigt. Eine Ausnahme stellt das optionale Angebot von Heißgetränken dar.

Für unsere dreitätige Veranstaltung benötigen wir ein umfassendes Speisen-Catering, welches den Bedürfnissen unserer Teilnehmer:Innen gerecht wird.

Die Speisen werden alle an Buffetflächen und aus Speiseregalen ausgegeben, eine Live Cooking Station ist nicht gewünscht. Durch die kurzen Pausen ist Schlangenbildung durch die Zubereitung an den Buffetflächen dringend zu vermeiden. Es gibt mit Ausnahme der Nachspeisen keinen Flying Service. Eine Ausnahme stellt ggf. die Abendveranstaltung am 8.11. dar. Teile des Backbereichs des Café Moskau können genutzt werden.

Jeden Morgen soll es Frühstückssnacks und Obst geben. Ein Großteil der Gäste frühstückt im Hotel.

Zur Mittagszeit wünschen wir uns 3 Vorspeisen, 2 warme Hauptspeisen und 2 kalte Hauptspeisen sowie 2 Desserts.

Zu den Abendempfängen werden Snacks angeboten, die auch warm sein können. Der Anspruch ist nicht, dass die Gäste am Abend satt sind.

Alle Speisen sollen mindestens vegetarisch oder auch vegan sein und nach Möglichkeit größtenteils aus regionalen und nachhaltigen Zutaten bestehen. Jeweils eine Vor-, Haupt- und Nachspeise pro Tag und Tageszeit muss vegan und als solche ausgezeichnet sein. Nachhaltigkeit und ökologisches Denken ist ein wichtiger Bestandteil und wird beim Auftragnehmer vorausgesetzt.

Die Speisenauswahl sollte dabei eher einfach sein, nicht zu gehoben, aber einen hohen Qualitätsstandard vorweisen. Unsere Gäste sollen satt, aber nicht müde werden, die Portionsgrößen sind dementsprechend zu planen. Bei der Auswahl der Speisen soll darauf geachtet werden, dass diese für Networking und auch zum Essen während Gesprächen geeignet sind.

Wie bereits erwähnt legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit und bevorzugen die Nutzung von wiederverwendbaren oder kompostierbaren Materialien sowie die strikte Vermeidung von Einwegplastik und -geschirr.

Bitte achten Sie auf Allergene und kennzeichnen Sie diese entsprechend. Flexibilität bei Sonderwünschen und Diätanforderungen (z.B. glutenfrei) ist erwünscht.

Wir haben mehrere Catering-Fläche im Erdgeschoss, mit Platz für ca. 400 Personen sowie kleinere Flächen im Obergeschoss, mit Platz für ca. 220 Personen. Außerdem werden im Haus verteilt Speisenregale sein, die ebenfalls zu allen Speisezeiten bestückt werden sollen. Zudem werden einige Räume mit Obst, Frühstückssnacks oder Snacks bestückt.

Wir rechnen insgesamt mit 800-1.100 Personen gleichzeitig in der Location abhängig von Tag und Uhrzeit.

Im Crew-Catering sollten zu jeder Zeit (7-23 Uhr) Snacks z.B. Laugenbrezeln, Laugenstangen, Muffins und Obst zur Verfügung stehen, sowie eine Frühstücks-, Mittags- und Abendessenauswahl bestehend aus einer vegetarischen und einer veganen Speise plus Beilagen. Beide Speisen sollen warm sein. Mittags und abends auch einen Beilagen-Salat o.Ä. einplanen. Die Portionen sollen mittlerer Größe und sättigend sein z.B. Quarkspeisen, Nudelgerichte o.Ä.



OPTIONALE LEISTUNGEN: 

Es ist zu beachten, dass die in Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis als „Optional“ gekennzeichneten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Umsetzung und Finanzierung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.  

Die ausführlichen Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_Leistungsbeschreibung_Catering-Speisen_2025.
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe
Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Ja
Besonders geeignet für: Besonders auch geeignet für sonstige KMU.
Währung: EUR - Euro
Einstufung des Haupterzeugnisses eines Loses
Klassifizierungstyp: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge
Hauptklassifizierungscode: 79952000 - Event-Organisation
Art der Auftragsvergabe
Umweltauswirkungen der Beschaffung
Details zu den Kriterien für grüne Beschaffung
Soziales Ziel der Beschaffung
Innovativer Erwerb
Strategische Auftragsvergabe
Art der strategischen Beschaffung: Keine strategische Beschaffung
Begründung für das Fehlen von Zugänglichkeitskriterien
Barrierefreiheit: Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt
Erfüllungsort
Postanschrift: Falling Walls Foundation gGmbHKochstraße 6/7
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10969
NUTS-3-Code: DE300 - Berlin
Land: Deutschland
Geschätzte Laufzeit
Auswahl der Art der Laufzeit: Start- und Enddatum angeben
Datum des Beginns: Sonntag, 01.06.2025
Enddatum der Laufzeit: Mittwoch, 31.12.2025
Verlängerungen und Optionen
-:
Bedingungen der Auktion
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Nein
Verwendung von EU-Mitteln
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
EU-Fonds
Auftragsvergabeverfahren
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung geschlossen: Keine Rahmenvereinbarung
Dynamisches Beschaffungssystem
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Informationen über die Rahmenvereinbarung
Währung: EUR - Euro
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Source for Selection Criteria
Quelle der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Eignungskriterien
Eignungskriterien: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Anlage 1 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen (Anlage 3 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflicht- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterien: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis von einschlägigen Referenzen (Anlage 5 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Liste und Kurzbeschreibung des Cateringpersonals und der Kücheneinrichtungen und Transportmittel des Bieters. (Anlage 6 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet. § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. (Teil des Angebotsschreibens)
Vorgehen zur Teilnehmerauswahl
-:
Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterium
Art: Qualität
Beschreibung: Eignung sowie Schlüssigkeit und Kreativität des Speisen-Konzepts (35 %)

Insbesondere im Hinblick auf Einhaltung der Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung (Nachhaltigkeit, Regionalität, veganes Angebot etc.) und Realisierung, Detailgenauigkeit in der Konzeption, Stringenz in der Organisation und höchsten Anspruch an das Catering im Einklang mit Idee und Anspruch der Veranstaltung.
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 35
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Art: Kosten
Beschreibung: Konsistenz der Aufbau-, Ablauf-, Personal- und Abbauplanung (30 %)

Insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende Fristen bei der Produktion und der Zusammenführung aller Gewerke vor Ort (Logistik), Verpflegungszeiten der Gäste.
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Art: Preis
Beschreibung: Preis des Angebots (35 %)

In die Bewertung des Angebots fließt der Gesamtangebotspreis ein. Die darin enthaltenen optionalen Leistungen fließen mit 70 % ihres Endpreises in die Gesamtbewertung ein. Diese Gesamtsumme wird in der Leistungsverzeichnis-Excel-Tabelle ermittelt.
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 35
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlag auf das Erstangebot
-:
Weitere Bedingungen zur Qualifizierung
Nachforderung von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist ausgeschlossen.
Vorbehaltene Auftragsvergabe
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Nebenangebote
Nebenangebote: Nicht zulässig
Regelmäßig wiederkehrende Leistungen
Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen: Nein
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Anforderungen für die Ausführung des Auftrags
Reservierte Vertragsdurchführung
Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein
Leistungsbedingungen
-:
eRechnung
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Anforderungen an das eingesetzte Personal
-:
Sicherheitsüberprüfung
-:
Beschreibung der NGM
-:
Anwendbarkeit der Verordnung zu ausländischen Subventionen
-:
eKatalog
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
eSignatur
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich: nein
Verfahren nach der Vergabe
Aufträge werden elektronisch erteilt: Ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: Ja
Bestimmungen zur Finanzierung
-:
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge — CVD)): nein
Informationen zur Einreichung
Fristen
Frist für den Eingang der Angebote: Mittwoch, 14.05.2025 11:00 Uhr (MESZ)
Bindefrist
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 30
Einheit: DAY - Tag
Sprache für die Angebotsabgabe
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Öffnung der Angebote
Datum der Angebotsöffnung: Mittwoch, 14.05.2025 11:00 Uhr (MESZ)
Angaben zu Sicherheitsleistungen
-:
Einreichungsmethode
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.de/unterlagen/01963eb2-426a-4e49-b7bf-f169fcac32f2/zustellweg-auswaehlen
Informationen zu den Auftragsunterlagen
Beschaffungsdokumente in offiziellen Sprachen
Beschaffungsdokumente in offizieller Sprache
Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: Deutsch
Beschaffungsdokumente in inoffiziellen Sprachen
Beschaffungsdokumente in inoffizieller Sprache
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt: Keine Beschränkungen des Zugangs zu Dokumenten
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.de/unterlagen/01963eb2-426a-4e49-b7bf-f169fcac32f2/zustellweg-auswaehlen
Referenz-ID für die Angaben zu den Beschaffungsunterlagen in diesem Los: n/a
Ad-hoc-Kommunikationskanal
-:
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt
Referenz-ID zur Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt: ORG-0001
Organisation, die Unterlagen bereitstellt
Referenz-ID zur Organisation, die die Angebotsunterlagen bereitstellt: ORG-0001
Überprüfung
Fristen für Nachprüfungsverfahren
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)§ 134 Informations- und Wartepflicht(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Referenz-ID der Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: ORG-0001
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt
Referenz-ID der Organisation, die Überprüfungsinformationen bereitstellt: ORG-0001