Ausstattung/Mobiliar des Falling Walls Science Summit 2025

1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Los 1, Cateringbereiche (inkl. Operative Bereiche): Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH; Straße, Hausnummer: Kochstraße 6-7; Postleitzahl: 10969; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 30609883970; Internet-Adresse: www.falling-walls.com; E-Mail: contracts@falling-walls.com Los 2, Bühnenmobiliar: Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH; Straße, Hausnummer: Kochstraße 6-7; Postleitzahl: 10969; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 30609883970; Internet-Adresse: www.falling-walls.com; E-Mail: contracts@falling-walls.com Los 3, Lounge-Ausstattung: Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH; Straße, Hausnummer: Kochstraße 6-7; Postleitzahl: 10969; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 30609883970; Internet-Adresse: www.falling-walls.com; E-Mail: contracts@falling-walls.com Los 4, Reihenbestuhlung: Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH; Straße, Hausnummer: Kochstraße 6-7; Postleitzahl: 10969; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 30609883970; Internet-Adresse: www.falling-walls.com; E-Mail: contracts@falling-walls.co
Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.
Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.
2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: V-2025-0003
3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden.
4) Ggf. in den Fällen des § 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: nicht angegeben
5) Art und Umfang der Leistung: Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.
Die Konferenz, mittlerweile der Falling Walls Science Summit genannt, mit seinen verschiedenen Bestandteilen, richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Falling Walls Science Summits ist die Falling Walls Foundation gGmbH.
Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber die Ausstattung/Mobiliar des Falling Walls Science Summits vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin mit den folgenden Teilformaten gewährleisten:
Am 7. November finden drei Pitch-Wettbewerbe statt: Beim Falling Walls Lab präsentieren bis zu 100 Nachwuchswissenschaftler:innen in jeweils drei Minuten, wie ihre Forschung ein relevantes Problem lösen kann. Falling Walls Venture ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Rahmen präsentieren 25 Science Start-ups, die u.a. durch wissenschaftliche Institutionen nominiert und durch das Venture Advisory Board sorgfältig ausgewählt wurden, ihre wissenschaftlichen Innovationen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus potenziellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen.
Bei Falling Walls Engage präsentieren 20 internationale Wissenschafts-Engager:innen in jeweils 5 Minuten innovative Formate und Ansätze der Wissenschaftskommunikation vor einem internationalen Publikum.
Female Science Talents unterstützen mit dem Intensive Track 20 herausragende Wissenschaftlerinnen ein Jahr lang auf ihrem Weg zu wichtigen Karriereschritten. Zudem verleihen wir gemeinsam mit der Elsevier Foundation und der VolkswagenStiftung den Women’s Impact Award zur Würdigung bahnbrechender wissenschaftlicher Leistungen. Der Tag endet in einer gemeinsamen Preisverleihung.
Am 8. und 9. November versammeln sich bei Falling Walls Circle internationale Entscheidungsträger:innen aus Industrie, Forschung, Politik und Zivilgesellschaft, um in unterschiedlichen Themenrunden, die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren.
Der Abschluss des Falling Walls Science Summit findet mit den Breakthroughs am 9. November statt, bei dem 20 internationale Spitzenforscher:innen die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten präsentieren und Antwort auf die Frage geben „Which are the next Walls to fall?“. Für die Veranstaltungsteile Falling Walls Lab, Falling Walls Venture, Falling Walls Engage, Falling Walls Circle und Falling Walls Breakthroughs soll die Ausstattung der Location konzipiert, abgestimmt, auf- und abgebaut werden.
Der Anbieter stellt fachgerechte und maßstabgetreue Informationen zum gewählten Mobiliar zur Verfügung, sodass der Technikdienstleister fachgerechte Raumpläne erstellen kann. Raumplanung ist in dieser Ausschreibung nicht genauso enthalten sowie das zur Verfügung stellen regelmäßig aktualisierter Kostenübersichten.
In den Leistungen ist die Zusammenarbeit mit der Veranstaltungsagentur von Falling Walls essenziell, welche die Gewerke-Koordination bzgl. Mobiliarauswahl, Raumplanung, Logistik inkl. Anlieferungsfenstern, Auf- und Abbau und Rechnungsprüfung übernimmt.
OPTIONALE LEISTUNGEN:
Zu den optionalen Leistungen gehören zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht final definierte Raumkonzepte, die u.a. für den 7., 8. und 9. umzusetzen sind.
Es ist zu beachten, dass die in Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis als „Optional“ gekennzeichneten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Finanzierung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.
Die ausführliche Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_Leistungsbeschreibung_Ausstattung_2025
Ort(e) der Leistungserbringung: Los 1, Cateringbereiche (inkl. Operative Bereiche): Offizielle Bezeichnung: Cafe Moskau; Straße, Hausnummer: Karl-Marx-Allee 34/36; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE Los 2, Bühnenmobiliar: Offizielle Bezeichnung: Cafe Moskau; Straße, Hausnummer: Karl-Marx-Allee 34/36; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE Los 3, Lounge-Ausstattung: Offizielle Bezeichnung: Cafe Moskau; Straße, Hausnummer: Karl-Marx-Allee 34/36; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE Los 4, Reihenbestuhlung: Offizielle Bezeichnung: Cafe Moskau; Straße, Hausnummer: Karl-Marx-Allee 34/36; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE
6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: Die Leistung wird in 4 Lose aufgeteilt.
Ein Los beinhaltet immer das benötigte Mobiliar, die Konzeption, Bestuhlungspläne und Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie Auf- und Abbau inkl. Personal.
Los 1 – Cateringbereiche (inkl. Operative Bereiche)
Los 2 – Bühnenmobiliar
Los 3 – Lounge-Ausstattung
Los 4 – Reihenbestuhlung
Angebote können jeweils für ein oder mehrere Lose abgegeben werden. Bitte kreuzen Sie im Angebotsschreiben an, für welche(s) Los(e) Ihr Angebot gilt.
7) Nebenangebote sind nicht zugelassen.
8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Los 1, Cateringbereiche (inkl. Operative Bereiche): Beginn: 01.08.2025, Ende: 15.11.2025; Los 2, Bühnenmobiliar: Beginn: 01.08.2025, Ende: 15.11.2025; Los 3, Lounge-Ausstattung: Beginn: 01.08.2025, Ende: 15.11.2025; Los 4, Reihenbestuhlung: Beginn: 01.08.2025, Ende: 15.11.2025
9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/3165350/zustellweg-auswaehlen.
10) Angebotsfrist: 06.05.2025, 11:00 Uhr; Bindefrist: 16.05.2025
11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert.
12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Siehe Besondere Vertragsbedingungen.
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht.
Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Obergrenze des Angebotsbetrags begrenzt ist.
13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: Hinweise zu den Eignungsnachweisen:
Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften muss jedes Mitglied die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen einreichen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern.
1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Anlage 1 des Angebotsschreibens).
2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2 des Angebotsschreibens).
3. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen (Anlage 3 des Angebotsschreibens).
4. Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflicht- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4 des Angebotsschreibens)
5. Nachweis von einschlägigen Referenzen (Anlage 5 des Angebotsschreibens)
6. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet. § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. (Teil des Angebotsschreibens)
14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen