Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025

Nationale Ausschreibung
VgV
Offenes Verfahren
V-2025-0007
Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Dienstleistungen
Nein


Metadaten
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Zeitzone für Datums- und Zeitangaben: Europe/Berlin

Organisationen
Organisationen, die in der Bekanntmachung genannt werden
Referenz-ID Organisation: ORG-0001
Kategorie: andere
Organisation
Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH
Rechtliche Identifikationsnummer des Unternehmens
Identifikationsnummer: DE273272751
Internet-Adresse: https://falling-walls.com/
Anschrift
Postanschrift: Kochstr. 6-7
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10969
NUTS-3-Code: DE300 - Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle
E-Mail: contracts@falling-walls.com
Telefon: +4930609883970

Vertragspartei und Dienstleister
Auftraggeber
Auftraggeber
Referenz-ID Organisation: ORG-0001
Art des öffentlichen Auftraggebers: Zuwendungsempfänger, soweit nichts anderes zutrifft
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
Beschafferprofil - URL: https://falling-walls.com/tenders

Verfahren
Zweck
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage des Verfahrens: Richtlinie 2014/24/EU
Andere Rechtsgrundlage mit Kennung
Rechtsgrundlage des Verfahrens (ELI – CELEX): VgV
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Interne Kennung: V-2025-0007
Titel: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Beschreibung: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 290.000,00
Währung: EUR - Euro
Währung: EUR - Euro
Haupteinstufung
Klassifizierungstyp: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge
Hauptklassifizierungscode: 79952000 - Event-Organisation
A location where the Procurement, for the Procedure as a whole, should take place
Postanschrift: Falling Walls Science House
Karl-Marx-Allee 34
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10178
NUTS-3-Code: DE300 - Berlin
Land: Deutschland
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Exclusion Grounds Source (Code)
Grundlage für den Ausschluss: Auftragsunterlagen
Ausschlussgründe
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: CrossBorderLaw
Beschreibung: nicht relevant
Einzelheiten zum Verfahrenstyp
Verfahrensart
Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Falling Walls Foundation gGmbH ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der §§ 97 ff. GWB. Die Durchführung des Vergabeverfahrens findet statt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung der VgV aus dem Zuwendungsbescheid ergibt.
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren: nein
Zusätzliche Informationen
-:

Los
Los
Interne Referenz-ID Los: LOT-0001
Vergabeverfahren
Beschreibung des Loses
Interne Kennung: LOT-0001
Titel: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025
Beschreibung: Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-wallls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.

Die Konferenz richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Falling Walls Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH.

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungsmanagement des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin (Café Moskau und Salon Babette) mit den folgenden Teilformaten gewährleisten:

Am 7. November finden drei Pitch-Wettbewerbe statt: Beim Falling Walls Lab präsentieren bis zu 100 Nachwuchswissenschaftler:innen in jeweils drei Minuten, wie ihre Forschung ein relevantes Problem lösen kann.

Falling Walls Venture ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Rahmen präsentieren 25 Science Start-ups, die u.a. durch wissenschaftliche Institutionen nominiert und durch das Venture Advisory Board sorgfältig ausgewählt wurden, ihre wissenschaftlichen Innovationen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus potenziellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen.

Bei Falling Walls Engage präsentieren 15 (bis 2024 waren es 20) internationale Wissenschafts-Engager:innen in jeweils 5 Minuten innovative Formate und Ansätze der Wissenschaftskommunikation vor einem internationalen Publikum.

Female Science Talents unterstützen mit dem Intensive Track ein Jahr lang herausragende Wissenschaftlerinnen auf ihrem Weg zu wichtigen Karriereschritten. Zudem verleihen wir den Women’s Impact Award zur Würdigung bahnbrechender wissenschaftlicher Leistungen. Der Tag endet in einer gemeinsamen Preisverleihung von allen 4 Projekten.

Am 8. und 9. November versammeln sich bei Falling Walls Circle internationale Entscheidungsträger:innen aus Industrie, Forschung, Politik und Zivilgesellschaft, um in unterschiedlichen Themenrunden, die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren.

Der Abschluss des Falling Walls Science Summit findet mit den Breakthroughs am 9. November statt, bei dem 20 internationale Spitzenforscher:innen die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten präsentieren und Antwort auf die Frage geben: „Which are the next walls to fall?“.

Für die Veranstaltungsteile Falling Walls Lab, Falling Walls Venture, Falling Walls Engage, Female Science Talents, Falling Walls Circle und Falling Walls Breakthroughs sollen die Planung und Durchführung des Veranstaltungsmanagement laut Umfang in der Leistungsbeschreibung übernommen werden.

OPTIONALE LEISTUNGEN:

Zu den optionalen Leistungen gehören die Organisation und Durchführung umfangreicheren Abendveranstaltungen, für den 7. und/oder 8. (siehe Ergänzungsanfragen). Diese sind mehr als nur Stehempfang mit informellem Charakter.

Sowie die Umsetzungsunterstützung bei diesen Formaten: Details sind im Leistungsverzeichnis 2025 zu finden.

Es ist zu beachten, dass die in diesem Absatz genannten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Finanzierung und Umsetzung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.

Die ausführliche Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_25_Leistungsbeschreibung_Veranstaltungsagentur
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe
Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Ja
Besonders geeignet für: Besonders auch geeignet für sonstige KMU.
Währung: EUR - Euro
Einstufung des Haupterzeugnisses eines Loses
Klassifizierungstyp: Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge
Hauptklassifizierungscode: 79952000 - Event-Organisation
Art der Auftragsvergabe
Umweltauswirkungen der Beschaffung
Details zu den Kriterien für grüne Beschaffung
Soziales Ziel der Beschaffung
Innovativer Erwerb
Strategische Auftragsvergabe
Art der strategischen Beschaffung: Keine strategische Beschaffung
Begründung für das Fehlen von Zugänglichkeitskriterien
Barrierefreiheit: Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt
Erfüllungsort
Postanschrift: Falling Walls Foundation gGmbH
Kochstraße 6/7
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10969
NUTS-3-Code: DE300 - Berlin
Land: Deutschland
Geschätzte Laufzeit
Auswahl der Art der Laufzeit: Start- und Enddatum angeben
Datum des Beginns: Sonntag, 01.06.2025
Enddatum der Laufzeit: Mittwoch, 31.12.2025
Verlängerungen und Optionen
-:
Bedingungen der Auktion
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Nein
Verwendung von EU-Mitteln
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
EU-Fonds
Auftragsvergabeverfahren
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung geschlossen: Keine Rahmenvereinbarung
Dynamisches Beschaffungssystem
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Informationen über die Rahmenvereinbarung
Währung: EUR - Euro
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Source for Selection Criteria
Quelle der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Eignungskriterien
Eignungskriterien: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Anlage 1 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten (Anlage 2 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen (Anlage 3 des Angebotsschreibens).
Eignungskriterien: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterien: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis von einschlägigen Referenzen (Anlage 5 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterien: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals (Anlage 6 des Angebotsschreibens)
Eignungskriterien: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet (Teil des Angebotsschreibens). § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss.
Vorgehen zur Teilnehmerauswahl
-:
Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterium
Art: Qualität
Beschreibung: Eignung sowie Kreativität des Konzepts (35 %)

Realisierbarkeit, Detailgenauigkeit in der Konzeption und Ablaufplanung, höchster Anspruch an den Gästemanagement Support, Einklang der kreativen Ansätze mit Idee und Anspruch der Veranstaltung.

Zudem wird die Eignung des Bieters bewertet. Dabei spielen v.a. folgende Punkte eine Rolle:

Erfahrung und Referenzen: mindestens fünf Referenzen der Veranstaltungsplanung mit hochrangigen Akteuren im gesellschaftspolitischen und wissenschaftlichen Kontext

Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und hochrangigen internationalen Teilnehmerkreisen 

Erfahrung im Präsenzformat mit mehr als 800 Teilnehmer:innen, aber auch mit Digitalformaten

Expertise im Gästemanagement und in Ticketingsystemen

Expertise im Vergaberecht und der Dokumentation
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 35
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Art: Kosten
Beschreibung: Konsistenz der Zeit- und Meilensteinplanung (20 %)

Insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende Fristen bei der Produktion und der Zusammenführung aller Gewerke sowie im Fall höherer Gewalt (z. B. pandemische Situation).
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Art: Preis
Beschreibung: Preis des Angebots (35 %)

In die Bewertung des Angebots fließt der Gesamtangebotspreis ein. Die darin enthaltenen optionalen Leistungen fließen mit 70 % ihres Endpreises in die Gesamtbewertung ein. Diese Gesamtsumme wird in der Leistungsverzeichnis-Excel-Tabelle ermittelt.
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 35
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Art: Preis
Beschreibung: Preischancen/Preisrisiken (10 %)

Im Hinblick auf Einheitspreise (Stundensätze für Geschäftsführung, Projektleiter und sonstige Mitarbeiter) und Mengenansätze. Bewertet werden die Höhe der Stundensätze, die Einzelansätze und die Schwerpunktsetzung im Leistungsverzeichnis.

Es ist zu beachten, dass die Finanzierung der optionalen Leistungen zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.
Zuschlagskriterien – Parameter
Gewichtungskriterium
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Wert stellt Gewichtung dar: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlag auf das Erstangebot
-:
Weitere Bedingungen zur Qualifizierung
Nachforderung von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist ausgeschlossen.
Vorbehaltene Auftragsvergabe
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Nebenangebote
Nebenangebote: Nicht zulässig
Regelmäßig wiederkehrende Leistungen
Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen: Nein
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Anforderungen für die Ausführung des Auftrags
Reservierte Vertragsdurchführung
Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein
Leistungsbedingungen
-:
eRechnung
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Anforderungen an das eingesetzte Personal
-:
Sicherheitsüberprüfung
-:
Beschreibung der NGM
-:
Anwendbarkeit der Verordnung zu ausländischen Subventionen
-:
eKatalog
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
eSignatur
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich: nein
Verfahren nach der Vergabe
Aufträge werden elektronisch erteilt: Ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: Ja
Bestimmungen zur Finanzierung
-:
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge — CVD)): nein
Informationen zur Einreichung
Fristen
Frist für den Eingang der Angebote: Montag, 12.05.2025 11:00 Uhr (MESZ)
Bindefrist
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 30
Einheit: DAY - Tag
Sprache für die Angebotsabgabe
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Öffnung der Angebote
Datum der Angebotsöffnung: Montag, 12.05.2025 11:00 Uhr (MESZ)
Angaben zu Sicherheitsleistungen
-:
Einreichungsmethode
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.de/unterlagen/01961f1a-ad23-4206-8cec-bc5a36ae3d27/zustellweg-auswaehlen
Informationen zu den Auftragsunterlagen
Beschaffungsdokumente in offiziellen Sprachen
Beschaffungsdokumente in offizieller Sprache
Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: Deutsch
Beschaffungsdokumente in inoffiziellen Sprachen
Beschaffungsdokumente in inoffizieller Sprache
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt: Keine Beschränkungen des Zugangs zu Dokumenten
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.de/unterlagen/01961f1a-ad23-4206-8cec-bc5a36ae3d27/zustellweg-auswaehlen
Referenz-ID für die Angaben zu den Beschaffungsunterlagen in diesem Los: n/a
Ad-hoc-Kommunikationskanal
-:
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt
Referenz-ID zur Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt: ORG-0001
Organisation, die Unterlagen bereitstellt
Referenz-ID zur Organisation, die die Angebotsunterlagen bereitstellt: ORG-0001
Überprüfung
Fristen für Nachprüfungsverfahren
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
§ 134 Informations- und Wartepflicht
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Referenz-ID der Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: ORG-0001
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt
Referenz-ID der Organisation, die Überprüfungsinformationen bereitstellt: ORG-0001