Veranstaltungsort 98.Vollversammlung Deutscher Bundesjugendring

1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung: Deutscher Bundesjugendring e.V.; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 3040040400; Internet-Adresse: www.dbjr.de; E-Mail: info@dbjr.de
Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.
Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: Offizielle Bezeichnung: Deutscher Bundesjugendring e.V.; Bereich/Abteilung: Geschäftsführung; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 3040040419; Internet-Adresse: www.dbjr.de; E-Mail: sabine.welter@dbjr.de
2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: VV2025
3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden.
4) Ggf. in den Fällen des § 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: nicht angegeben
5) Art und Umfang der Leistung: 1. Bedarfsbeschreibung
2. Daten zur Leistungserbringung
• Zeitraum
• Teilnehmende
• Raumbedarf und Tagungstechnik
• Verpflegung
• (optional) Zimmerkontigent

1. Bedarfsbeschreibung
Für die Durchführung der 98. Vollversammlung des Deutschen Bundesjugendring e.V. (kurz DBJR) vom 24.-25.10.2025 mit bis zu 140 Teilnehmenden wird ein Veranstaltungsort gesucht. Bestandteil dieser Ausschreibung sind die Bereitstellung eines großen Versammlungsraumes, mehrerer Gruppenräume, Tagungstechnik sowie die Bereitstellung von tagungsüblichen Getränken und Snacks, sowie Mittags- und Abendessen in Buffetform.

Das Eintreffen der Teilnehmenden ist für den 24.10.2025 zwischen 9-10 Uhr geplant. Veranstaltungsende ist am 25.10.2024 gegen 16 Uhr. Aufgrund der erwarteten Teilnehmendenzahl richtet sich die Ausschreibung an einen Ort an dem sich Tagungsräume und Räume zur Einnahme der Mahlzeiten in einer Liegenschaft oder max. 5 Minuten Fußweg auseinander befinden.

Lage und Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes:
• Hessen, Nordbayern, Thüringen, Sachsen
• der Veranstaltungsort muss eine gute Anbindung an den ÖPNV haben da die Anreise der Teilnehmenden überwiegend mit der Deutschen Bahn bzw. ÖPNV erfolgt.

2. Daten zur Leistungserbringung

Zeitraum:
24.10. - 25.10.2025

24. Oktober 2025
• Anreise zwischen 9.00-11.00 Uhr
• 11.00 Uhr Eröffnung der Versammlung
• 13.00 Uhr Mittagessen
• 14-19 Uhr Tagung
• 16 Uhr Kaffeepause
• ab ca. 19.00 Uhr Abendessen in Buffetform
• ca. ab 20.00 bis 24.00 Uhr Fest im Versammlungsraum
25. Oktober 2025
• Beginn der Tagung um 9.00 Uhr
• 12.30-13.30 Uhr Mittagessen in Buffetform
• 16 Uhr Ende der Veranstaltung

Teilnehmende
Insgesamt ca. 140 Teilnehmende.

Raumbedarf
Anforderungen an die Ausstattung des großen Versammlungsraumes:
Die Ausstattung des großen Versammlungsraumes umfasst eine Einrichtung von Tischgruppen für 140 Personen, wobei jede Tischgruppen jeweils Kapazität für 6-8 Personen bieten soll.
Des Weiteren wird vorne im Raum ein Podium mit 11 Sitzplätzen benötigt. Dieses soll durch Bühnenelemente erhöht sein. Es kann auch auf einer fest verbauten Bühne eingerichtet werden.

Anforderungen an die Tagungstechnik im großen Versammlungsraum
Tontechnik:
• Ausstattung des Podiums mit entsprechender Anzahl an Mikrofonen für die Sprecher*innen, 3 Vorschaumonitore am Boden und Steckdosen und den entsprechenden notwendigen technischen Materialien
• 4 Stativ-Saalmikrofone
• Ausreichende Anzahl an Steckdosen an den Tischgruppen
• Beamer bzw. Bildschirme zur Visualisierung des laufenden Programmes und der Textarbeit. Die Beamer müssen für Textarbeit geeignet sein.
• Einrichtung von zwei Arbeitsplätzen in der visuellen Nähe zum Podium mit der Möglichkeit an diesen Arbeitsplätzen Computer mit dem Beamer zu verbinden.
• Benötigt wird eine ausreichend gute Internetleitung (mind. 100 MBits Download) für diese Anzahl von Personen um browserbasierte gemeinsame Textarbeit durchzuführen und ggf. Live-Streaming möglich zu machen
• Möglichkeit der Audioaufzeichnung der gesamten Versammlung
• Benötigt wird eine Betreuung der Technik während der gesamten Veranstaltung.

Anforderungen an die Gruppenräume:
Am Fr. 24.10. werden zusätzlich 5 Gruppenräume von 9-24 Uhr benötigt. Die Gruppenräume können unterschiedliche Größen haben. Einer der Räume sollte ca. 40 Personen fassen können, zwei Räume sollten für 15-20 Personen ausgelegt sein. Die zwei weiteren Räume sollten jeweils ca. 5-8 Personen fassen.
Am Sa. 25.10. werden 3 Gruppenräume von 8-16 Uhr benötigt.
Bestuhlung: Tische und Stühle für die Anzahl an Personen, die der Raum fassen kann. In den Gruppenräumen wird keine Technik benötigt.

Die Nutzung des großen Versammlungsraumes und der Gruppenräume muss in der Nacht vom 24.-25.10.2025 bis 0 Uhr möglich sein.

Alle zu nutzenden Räumlichkeiten, Wege und Zugänge sollen barrierefrei sein.

Verpflegung
Die genauen Zeiten, die Menüauswahl und das Menüangebot werden durch die Auftraggeberin mit dem Veranstaltungsort abgestimmt. Wir wünschen uns, dass bei der Auswahl der Lebensmittel möglichst auf regionale, saisonale und nachhaltige Komponenten geachtet wird.

Die Tagungsgetränke können optional in Form einer Getränkepauschale angeboten werden. Dabei muss die Pauschale pro Stunde pro Person angegeben werden.

Ausgenommen von der Getränkepauschale sind die zusätzlichen Getränke zum Abendessen und zum anschließenden Ausschank. Diese müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Hier sind im Angebot die Preise pro ausgegebener Einheit anzugeben. Dies gilt ebenfalls für alle weiteren Tagungsgetränke sofern keine Getränkepauschale angesetzt werden kann.

Tagungsgetränke
• Kaffee und Tee mit Milch und am Fr. 24.10. von 9-18 Uhr und am Sa. 25.10. von 8-16 Uhr.
• Nicht-alkoholische Getränke Wasser medium und still, Softdrinks (keine Produkte der Coca-Cola Company) am Fr. 24.10. von 9-22 Uhr und am Sa. 25.10. von 8-16 Uhr.
• Zum Abendessen am Fr. 24.10.25 werden bis 0 Uhr zusätzlich zu den Nicht-Alkoholischen Getränken Rot- und Weißwein, Bier (alkoholisch- und nichtalkoholisch) mit Ausschank im großen Versammlungssaal benötigt.

Die Getränke, die zwischen 9-22 Uhr verfügbar sind, können von den Teilnehmenden eigenständig und durchgängig von einer oder mehreren Servicestationen entnommen werden. Es ist kein Personal zur Ausgabe notwendig. Mit Beginn des Abendessens und bis 0 Uhr ist ein Ausschank erwünscht.

Art der Verpflegung
24. Oktober 2025
Mittagessen
• Salat, kleines Hauptgericht vegetarisch/vegan, Dessert
• Kaffeepause mit Obst und Keksen (ebenfalls vegane Option)

Abendbuffet
• Hauptgänge fleischhaltig/vegetarisch/vegan (Gewichtung nach Rückmeldung der Teilnehmenden)
• Salate
• Verschiedene Desserts (inkl. veganen Optionen)

25. Oktober 2025
Mittagessen
• Salate, kleines Hauptgericht vegetarisch/vegan, Dessert
Ort(e) der Leistungserbringung: Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin ; Land: DE
6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe
7) Nebenangebote sind zugelassen.
8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn: 24.10.2025, Ende: 25.10.2025, gffs. Aufbautag am 23.10.25 wenn nötig
9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/3146089/zustellweg-auswaehlen.
10) Angebotsfrist: 04.04.2025, 17:00 Uhr; Bindefrist: 15.05.2025
11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben
12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Rechnung ggfs. mit Anzahlung/Deposit
13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: nicht angegeben
14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen