Wie lege ich die Unterlagen nach Submission, Prüfung und Zuschlagserteilung rechtssicher ab?

Grundsätzlich ist jeder wesentliche Schritt und vor allem jede Entscheidung des Vergabeverfahrens in der Vergabeakte zu dokumentieren (Vergabevermerk).

Abhängig davon, welches Vergabesystem genutzt wird, werden die entsprechenden Dokumente elektronisch erzeugt. Elektronische Dokumente können rechtssicher abgelegt werden, wenn diese in unveränderlichen Dateiformaten vorliegen. Systeme wie unser evergabe Manager bringen eine komplette elektronische Vergabeakte mit, die in externe Archivsysteme exportiert werden können.

Soweit das Vergabeverfahren teilweise noch in Papierform durchgeführt wird, sind in der Regel die Papierdokumente aufzubewahren. Ob diese für die Archivierung digitalisiert werden dürfen, richtet sich nach den jeweils für den Auftraggeber geltenden Archivierungsrichtlinien.

Wo immer möglich, sollte eine digitale Archivierung erfolgen.