Was ist der Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess ist ein strukturierter Ablauf, der darauf abzielt, die richtige Ware – also den Beschaffungsgegenstand – in der korrekten Menge und zum passenden Zeitpunkt am richtigen Ort bereitzustellen. Damit eine zufriedenstellende Qualität unter wirtschaftlichen Kosten gewährleistet werden kann, sollte eine strategische Beschaffung im Fokus stehen. Sie stellt sicher, dass diese Kriterien erfüllt werden und das Risiko im Beschaffungsprozess minimiert wird.

Schritte im Beschaffungsprozess

Damit der Beschaffungsprozess erfolgreich wird, sind folgende Schritte für die strategische Beschaffung vorgegeben:

Bedarfsermittlung: Die erste Phase im Beschaffungsprozess ist die Bedarfsermittlung. Hier wird festgestellt, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen oder Projekte erfolgreich abzuschließen.
Lieferantensuche: In dieser Phase identifiziert die Beschaffung potenzielle Lieferanten. Eine gründliche Marktrecherche ist notwendig, um geeignete Anbieter zu finden, die den Anforderungen entsprechen.
Ausschreibung: Für eine Ausschreibung werden wichtige Unterlagen zusammengestellt und sämtliche Angaben zur Beschaffung genau definiert. Mit einer öffentlichen oder freihändigen Vergabe wird die Dokumentation aller Schritte gleich mit erfasst.
Angebotseinholung: Nach der Identifizierung geeigneter Lieferanten holt die Beschaffung verschiedene Angebote ein. Dadurch können die besten Konditionen erhalten werden.
Angebotsvergleich-/ Bewertung: Die eingegangenen Angebote werden verglichen und bewertet. Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit sollten vom Beschaffer beachtet werden.
Vertragsverhandlung: Mit den ausgewählten Lieferanten werden Vertragsverhandlungen geführt. Ziel ist es, die besten Konditionen zu sichern und alle wichtigen Vertragsbedingungen festzulegen.
Bestellung: Nach erfolgreichen Verhandlungen kann die Beschaffung die Bestellung aufgegeben. Dies kann über ein elektronisches Bestellsystem oder traditionell per Auftrag erfolgen.
Prüfung und Abnahme der Lieferung: Der Auftraggeber prüft die gelieferte Ware oder Dienstleistung, um sicherzustellen, dass sie den vereinbarten Spezifikationen entspricht. Nur wenn Qualität und Quantität stimmen sollte die Lieferung abgenommen werden.
Rechnungsabwicklung: Die eingehenden Rechnungen werden geprüft und mit den Bestellungen abgeglichen. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen.
Lieferantenbewertung und Analyse: Der gesamte Beschaffungsprozess wird dokumentiert und analysiert. Eine Bewertung des Lieferanten gehört dazu, um zukünftige Beschaffungsentscheidungen zu optimieren und langfristige Partnerschaften aufzubauen.

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Beschaffungsprozess & Vergabemanagement

Nachhaltige Beschaffung

In der Beschaffung geht es aber längst nicht mehr nur darum, dass das Produkt oder die Dienstleistung tadellos ankommt. Sondern auch darum, wie es ankommt.

Nachhaltige Beschaffung bedeutet, umweltfreundliche und sozial verantwortliche Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen. Schon in der Entscheidungsfindung sollten dabei ökonomische, ökologische und soziale Kriterien beachtet werden. Neben den positiven Umweltauswirkungen und Verbesserung der Arbeitsbedingungen können Unternehmen langfristig Kosten sparen und ihre Reputation verbessern.

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